Assistant Property Manager

Centurion Asset Management - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Sommaire

Placé sous la direction du Gestionnaire Immobilier, l’Assistant(e) au Gestionnaire Immobilier est responsable de la gestion, administration et location d’un portefeuille d’immeubles locatifs résidentiels Centurion.

L’Assistant(e) au gestionnaire immobilier est responsable de la gestion de toutes les ressources, contrats, outils et fournitures connexes pour assurer que les actifs immobiliers de Centurion Asset Management Inc. | Centurion Property Associates Inc. soient gérés de manière efficace conformément aux normes établies et dans les limites des budgets assignés.

Responsabilités

Développement Relationnel

Développer et entretenir des relations positives avec les parties prenantes internes et externes. Assurer une résolution proactive et en temps opportun des problèmes de performance du personnel, des prestataires, des fournisseurs et des consultants.

Service Client

Traiter de manière professionnelle et courtoise toutes demandes, commentaires, plaintes ou préoccupations des résidents et signaler tout problème au gestionnaire immobilier. Garantir un niveau élevé de satisfaction des résidents grâce à une attention constante et consistante avec la vision, la mission et les valeurs de Centurion. Promouvoir un sentiment d'appartenance à une communauté.

Opérations en cours

Gérer les propriétés conformément aux normes de Centurion, et en respectant les budgets annuels approuvés. Responsable de s'assurer que toutes les politiques et procédures de Centurion Property Associates soient respectées en tout temps ; motiver constamment le personnel, en gérant la performance selon les normes établies. Autoriser les bons de travail et les bons de commande aux limites approuvées, en tenant compte des dépenses cumulatives et des budgets annuels approuvés. Examiner et approuver les factures conformément aux politiques et procédures standard. Examiner et approuver les nouveaux baux conformément aux critères d'approbation établis. Assurer la réception des loyers en temps opportun ; initier le suivi lorsque les paiements ne sont pas effectués et s'occuper de la collecte au besoin. Examiner et évaluer continuellement les taux du marché pour chaque propriété, en assurant l'optimisation des revenus dans un environnement concurrentiel. Inspecter régulièrement les sites des propriétés, y compris les appartements vacants, et les salles communes des bâtiments pour identifier les opportunités et signaler rapidement toute préoccupation ou lacune à la gestion des biens et des actifs. Examiner les appartements avant les nouveaux emménagements et préparer une liste de travaux conforme aux normes de rénovation établies. S'assurer que la maintenance préventive est planifiée et terminée. Surveiller les performances des contrats de service. Assurer le respect de toutes les lois, y compris mais sans s'y limiter : la Loi sur la location à usage d'habitation, la Loi sur les relations de travail, le Code de prévention des incendies et la Loi sur la santé et la sécurité au travail.

Administration et Rapports

Remplir les rapports d'exploitation et financiers requis, y compris les rapports mensuels détaillés sur les propriétés et l'analyse des écarts. Répondre aux e-mails généraux quotidiennement. Compléter la disponibilité hebdomadaire et rapports de trafic selon les besoins. Élaborer et remettre des prévisions trimestrielles et des budgets annuels selon les échéanciers établis ; assister le directeur des services techniques et gestionnaires de projets à préparer les budgets d'immobilisations, y compris l'élaboration de plans d'immobilisations quinquennaux pour chaque site. Maintenir un espace de travail ordonné, y compris le classement approprié de tous les documents et correspondances papier et électroniques. Aider avec toute analyse et rapport de gestion d'actifs selon les besoins. Remplir tout autre rapport conforme aux exigences du contrat de gestion immobilière. Effectuer les autres tâches assignées.

Vente et Marketing

Aider au développement et à la mise en œuvre d'initiatives de vente et de marketing. Identifier une variété de tactiques de génération de leads pour augmenter la reconnaissance du produit MARQ dans le monde de location étudiant. Maintenir une connaissance constante de l'environnement concurrentiel pour des produits similaires, en effectuant des recherches supplémentaires si nécessaire pour obtenir une compréhension complète du positionnement concurrentiel sur le marché.

Gestion des risques

Assurer la conformité continue avec les codes, les normes techniques de sécurité et la législation en vigueur. Aider à la résolution efficace et rapide des ordres de travail municipaux et provinciaux. En coopération avec les entités d'assurance, aider à l'achèvement des évaluations des risques trimestrielles ou annuelles, intégrer à la planification des immobilisations ou des opérations et mettre en œuvre au besoin pour atténuer les risques.

Vous devez avoir :
Une passion pour l'excellence dans la prestation de services à la clientèle ;
Un minimum de 2 ans d'expérience en gestion immobilière est requis ;
Compétences exceptionnelles en communication écrite et orale ;
Excellentes compétences organisationnelles avec une forte capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ;
Fortes compétences interpersonnelles ;
Maîtrise des produits MS Office: Word, Excel, PowerPoint ;
Souci du détail ; capable de résoudre des problèmes en utilisant des faits, un raisonnement solide et du bon sens ;
Mentalité avant-gardiste avec une capacité à développer des solutions stratégiques et créatives aux problèmes ;
Fortes compétences en suivi avec la capacité de résoudre efficacement des problèmes difficiles en temps opportun ; et
Expérience avec les systèmes de gestion immobilière Yardi considérée comme un atout.

Overview

Reporting to the Property Manager, the Assistant Property Manager is responsible for the professional management, administration and leasing for a portfolio of rental properties for Centurion Property Associates Inc.

The Assistant Property Manager is accountable for management of all related resources, contracts, tools and supplies to ensure Centurion Asset Management Inc. | Centurion Property Associates Inc. real property assets are effectively and efficiently managed to established standards and within assigned budgets.

Responsibilities

Relationship Development

Develop and foster positive relationships with internal and external stakeholders. Ensure proactive timely resolution of staff, Contractor, Vendor, and Consultant performance issues.

Customer Service

Professionally and courteously handle all Resident inquiries, feedback, complaints or concerns, and escalate any issues to the Property Manager. Ensure a high level of Resident satisfaction is achieved through constant and consistent attention to Centurion’s Vision, Mission and Values. Promote a strong sense of community.

Ongoing Operations

Operate properties consistent with the expectations of the management contract and approved annual budgets. Be responsible for ensuring all Centurion Property Associates’ policies and procedures are adhered to; constantly motivate and develop site staff, managing performance to established standards. Authorize Work Orders and Purchase Orders to approved limits, being cognizant of year-to-date expenditure and approved annual budgets. Review and approve invoices according to standard policies and procedures. Review and approve new leases according to established approval criteria. Ensure the timely collection of rent; initiate follow-up where payments are not made and initiate and attend to legal and collection as required. Continually review and evaluate the market rates for each property, ensuring revenues are optimized in the competitive environment. Complete regular site inspections of properties including vacant apartments, building common areas and plant operations to identify opportunities, and report any concerns or deficiencies promptly to Property and Asset Management. Review apartments at turnover and prepare a scope of work consistent with established standards. Ensure preventative maintenance is scheduled and completed. Monitor service contract performance. Ensure compliance with all legislation, including but not limited to: the Residential Tenancies Act, Labour Relations Act, Fire Code and Occupational Health and Safety Act.

Administration and Reporting

Assist in completing the required operating and financial reporting including detailed monthly property reports and variance analysis. Ensure all general emails are responded to daily. Complete weekly availability and traffic reporting as required. Develop and remit quarterly re-forecasts and annual budgets according to established timelines; assist the Director of Fixed Asset Management & Innovation with preparation of capital budgets including the development of five year capital plans for each site. Maintain an orderly office area, including proper filing of all hard and soft copy documentation and correspondence. Assist with any Asset Management analysis and reporting as required. Complete any other reporting consistent with requirements of the property management contract. Complete other duties as assigned.

Sales and Marketing

Assist with the development and implementation of sales and marketing initiatives. Identify a variety of lead generation tactics to increase product recognition in the rental space. Maintain a constant awareness of the competitive environment for similar products, conducting further research where required to obtain a full understanding of competitive market positioning.

Risk Management

Ensure ongoing compliance with current codes, technical safety standards and legislation. Assist with effective and prompt resolution of municipal and provincial work orders. In cooperation with insurance entities, assist with the completion of quarterly or annual risk assessments, incorporate into capital or operations planning and implement as required to mitigate risk.

Requirements

A passion for excellence in customer service delivery;
Minimum 2 years’ property management experience is required; =
Exceptional written and oral communication skills;
Excellent organizational skills with a strong ability to multi-task;
Strong interpersonal skills;
Strong command of MS Office products: Word, Excel, PowerPoint;
Detail-oriented; able to resolve problems using facts, sound reasoning and common sense;
Forward thinking with an ability to develop creative strategic solutions to issues;
Strong follow-up skills with the ability to effectively resolve difficult issues in a timely manner; and
Experience with Yardi property management systems considered an asset.

Centurion Asset Management Inc. | Centurion Property Associates Inc. is an inclusive and equal opportunity Employer. If you require a disability-related accommodation to participate in the recruitment process, please email us. We will accommodate your needs under the Ontario Human Rights Code.