Receptionist / Réceptionniste

Brivia Group - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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We are looking for a Receptionist to manage our front desk on a daily basis and to perform a variety of administrative and clerical tasks.

Responsibilities:
Greet and welcome guests as soon as they arrive at the office
Direct visitors to the appropriate person and office
Answer, screen and forward incoming phone calls
Follow up on info requests received from our website
Sending memos and letters internally and externally on behalf of Brivia Group
Ensure reception area is tidy and presentable, with all necessary stationery and material (e.g. pens, forms and brochures)
Provide basic and accurate information in-person and via phone/email
Receive, sort and distribute daily mail/deliveries, as well as arrange outside mail delivery (Messenger, Registered mails, courier etc.)
Maintain office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk (monitor logbook, issue visitor badges)
Order front office supplies and keep inventory of stock
Update calendars and schedule meetings
Arrange travel and accommodations, and prepare vouchers
Keep updated records of office expenses and costs
Perform other clerical receptionist duties such as filing, photocopying, transcribing and faxing

Requirements:
Diploma of College Studies (DCS) in Secretariat, Office Techniques, or other related field
Minimum one (1) year of work experience as a Receptionist, Front Office Representative or a similar role - essential
Proficiency in Microsoft Office Suite (Word and Excel) - essential
Solid written and verbal communication skills in French and English - essential
Hands-on experience with office equipment (e.g. fax machines and printers)
Ability to be resourceful and proactive when issues arise
Multitasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks
Excellent organizational skills
Professional presentation & attitude
Excellent customer service skills
Punctuality and respect of working hours

WHAT WE OFFER:
Full-time position (37.5 hours per week)
Working hours: Monday-Friday from 8:30 AM to 5:00 PM.
Offices located in Downtown Montreal, close to all our projects, shops and metro stations.
A competitive group benefits package.
Growing company offering career opportunities.
A great team with a strong collaborative spirit.

Are you passionate about real estate development and want to be part of our team? Apply now!

WHY CHOOSE BRIVIA?

We are a real estate development company driven to push the limits of our profession through the continuous development of innovative projects in high quality urban environments.

At Brivia Group, we focus on integrity, transparency and accountability. We are constantly seeking to improve and create innovative, visionary and high-quality projects.

Our mission is to develop real estate projects that meet the highest quality standards, while meeting the expectations of investors, partners and communities supporting our projects.

We subscribe to the principles of equal employment access that promote a diversified, inclusive and accessible workplace.

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Nous recherchons un(e) réceptionniste pour gérer quotidiennement notre réception et effectuer diverses tâches administratives.

Responsabilités:
Saluer et accueillir clients et invités dès leur arrivée au Groupe Brivia
Accompagner les visiteurs vers la bonne personne et bureau respectif
Répondre et transférer des appels téléphoniques entrants
Répondre et faire les suivis sur les courriels et appels reçu via notre site web
Écrire des lettres et mémos à envoyer à l'interne et à l'externe
S'assurer que la réception est rangée et présentable avec toutes les papeteries et matériaux nécessaires (par exemple, stylos, formulaires et brochures)
Fournir des informations de base et précises en personne, par téléphone et par courriel.
Recevoir, trier et distribuer les courriers et livraisons quotidiennes. S'occuper d'envoyer les courriers sortant par la poste (courrier, lettres recommandées, etc.)
Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès à partir de la réception
Commander les fournitures de bureau et maintenir l'inventaire des stocks
Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions
Organiser des déplacements et hébergements
Maintenir et faire le suivi de dépenses du bureau
Effectuer autres tâches administratives telles que le classement, photocopies, transcriptions et l'envoi des faxes.

Exigences:
Diplôme d'études collégiales (DEC) en Secrétariat, Techniques de bureautique ou un autre domaine pertinent.
Minimum d'une (1) année d'expérience professionnelle en tant que réceptionniste, commis à la réception ou un autre rôle similaire - essentiel
Maitrise de la Suite Microsoft (Word, Excel, etc.) - essentiel
Excellente maitrise et bonne communication tant à l'oral qu'à l'écrit en français ainsi qu'en anglais - essentiel
Expérience pratique avec des équipements de bureau (par exemple, les télécopieurs et les imprimantes)
Bon relationnel, présentation professionnelle et excellent service à la clientèle
Être organisé(e), avoir la capacité de gérer plusieurs tâches à la fois et de prioriser.
Être ingénieux(se) et proactif(ve) lorsque des problèmes surviennent
Être ponctuel(lle) et respecter les horaires de travail.

CE QUE NOUS OFFRONS :
Poste à temps plein (37.5 heures par semaine).
Horaire de travail: lundi - vendredi de 8h30 à 17h00.
Bureaux situés au Centre-ville de Montréal, près de tous nos projets, commerces et stations de train et métro.
Un programme d'avantages sociaux compétitif.
Entreprise en pleine croissance offrant d'excellentes possibilités de carrière.
Une équipe fière ayant un fort esprit collaboratif.

Avez-vous une passion pour le développement immobilier et voulez faire partie de nos projets prestigieux? Appliquez dès aujoud'hui!

POURQUOI CHOISIR BRIVIA?

Nous sommes une société de développement immobilier déterminée à repousser les limites de notre profession grâce à la création de projets novateurs dans un environnement urbain de qualité. Chez Groupe Brivia, nous misons sur l'intégrité, la transparence et la responsabilité. Nous cherchons constamment à améliorer et à créer des projets innovants, visionnaires et de qualité.

Notre mission consiste à développer des projets immobiliers qui répondent aux normes de qualité les plus élevées, tous en respectant les attentes des investisseurs, partenaires et des communautés voisines de nos projets. Nous souscrivons aux principes de l'égalité d'accès à l'emploi qui promeuvent un lieu de travail diversifié, inclusif et accessible. L'usage du masculin a pour seul but d'alléger le texte.

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