Adjointe administrative, Unité d'affaires Neurologie

Lundbeck - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve), pour se joindre à l’équipe de Neurologie de Lundbeck Canada. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein au siège de Montréal. Le ou la titulaire du poste relèvera du Directeur principal, Unité d'affaires neurologie.

Votre poste:
Le ou la titulaire du poste assure le soutien administratif du directeur principal et des autres fonctions de l’unité de neurologie, y compris les ventes et le marketing, dans l’exécution de tâches quotidiennes et de projets long terme.

Soutien administratif au directeur principal et à l’ensemble de l’unité de neurologie (70 %)

Organiser l’agenda et dépouiller le courrier du directeur principal pour éviter les conflits d’horaire et programmer les rendez-vous par ordre de priorité.
S’occuper pour les membres du personnel des inscriptions aux conférences et congrès et des adhésions, ainsi que du règlement des droits d’inscription ou d’adhésion.
Organiser les voyages d’affaires ou de formation (billets d’avion ou de train, réservations de chambres d’hôtel, location de voitures, inscriptions, etc.).
Organiser des réunions, commander des collations, repas et boissons au besoin, rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux (coordonner les réunions, les vidéoconférences, les conférences téléphoniques, les déjeuners-causeries, les réunions dans les hôtels, etc.).

Accueillir les visiteurs de Lundbeck Canada et s’occuper des réservations d’hôtel, du transport, de l’organisation de rencontres individuelles avec des membres du personnel de Lundbeck Canada, etc.
Coordonner les déjeuners d’affaires.
Apporter son concours aux présentations, à la rédaction ou à la mise en page de documents, à la traduction de documents, à la correction d’épreuves et à la révision de documents.
Rédiger les communiqués internes d’intérêt général.
S’occuper des envois du siège social à l’équipe de vente nationale et tenir à jour les registres Purolator et FedEx.
Commander les fournitures de bureau de l’unité.
Classer et archiver les dossiers et documents.
Remplacer le ou la réceptionniste, au besoin.

Préparation de contrats et suivi des dépenses (30 %)

Collaborer avec le service juridique dans le cadre de la préparation de contrats.
Assurer le suivi des événements et des coûts connexes (congrès, commandites, etc.) ainsi que des dépenses des autres unités.
Préparer et gérer les bons de commande et le paiement des charges mensuelles.
Produire dans Concur les rapports de dépenses du directeur principal.

Conditions d’admissibilité :
Technique en administration, en bureautique, en secrétariat ou l’équivalent
Au moins 3 ans d’expérience en soutien administratif auprès d’un gestionnaire ou d’un cadre supérieur ou dans un rôle similaire de soutien des affaires générales et administratives d’une entreprise
Bilinguisme en français et en anglais (écrit et oral) requis
Maîtrise de la suite Office requise, en particulier d’Excel
Sens de la collaboration, du service à la clientèle et de l’initiative, capacité éprouvée à produire des résultats de manière autonome
Rigueur, sens de l’organisation et des priorités et capacité à mener de front plusieurs tâches
Expérience dans l’industrie pharmaceutique, un atout

Mes compétences:
Conditions de travail

Lieux:
S'auto-gérer – Orienté action

Conditions de bureau régulières :
Oui

Montreal

S'auto-gérer – Travailler en équipe

Engagements de soirée/fin de semaine :
Non

S'auto-gérer – Orientation client

Voyagement:
Oui

Superviseur(e):
S'auto-gérer – Obtient de résultats

% de voyagement requis: 5%

5

Directeur principal, Unité d’affaires Neurologie

S'auto-gérer – Développement personnel

Autres:
Contact

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant ce poste, veuillez contacter le service des ressources humaines.