Administrative Assistant / Receptionist

Fuze HR Solutions Inc - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Êtes-vous passionné des tâches administratives? Avez-vous de fortes aptitudes en communication? Si oui, ceci est l’offre idéale pour vous! Nous sommes actuellement à la recherche d’un assistant administratif/réceptionniste pour se joindre à l’équipe de professionnels de notre client. Nous recherchons un individu qui est débrouillard et capable d’accomplir plusieurs tâches

Notre client existe depuis plus de 50 ans et se spécialise dans le domaine du transport aérien.

Vos taches en tant qu’assistant administratif/réceptionniste :

Donner un soutien administratif aux opérations et aux projets spéciaux du département de l'administration
Être le point de contact entre les employés et le département Administration
Maintenir la plate-forme de service interne à jour
Maintenir le suivi des coûts d'exploitation et de projet
Aider à maintenir et à mettre à jour efficacement les plans d'étage et les répertoires d'étages de la compagnie
Maintenir et assurer la liaison avec la direction de la propriété en fournissant des laissez-passer de sécurité pour les bâtiments
Tenir un registre des laissez-passer attribués au personnel de et aux agents d'entretien contractuels
Maintenir et mettre à jour la liste du personnel d'urgence et la trousse de premiers secours
Maintenir et assurer la liaison avec le service de gestion de la propriété/la sécurité en fournissant des cartes de stationnement à tout le personnel
Remplacez n'importe quel membre de l'équipe et devenez un membre essentiel de l'équipe qui adhère aux valeurs de la compagnie
Effectuer d'autres tâches selon les besoins du département administratif
Assurer la couverture de l'accueil et être le premier point de contact de l'entreprise
Fournir une couverture professionnelle et courtoise du standard téléphonique en mettant l'accent sur un excellent service à la clientèle
Aider à traiter les demandes de salles de conférence dans le cadre du programme EMS et les besoins en matière de restauration
Aider à la préparation, à la mise en place et à la liquidation des demandes de restauration servies dans les salles de conférence
Aider au fonctionnement et au nettoyage de la machine à café, du distributeur de jus et des paniers de fruits dans le bistro
Être vigilant, axé sur la sécurité, conscient et attentif aux détails de l'activité autour de la réception
Respecter les indicateurs clés de performance définis pour la réception

Les qualifications requises pour le poste de d’assistant administratif/réceptionniste :

Doit avoir un diplôme universitaire
Vous devez avoir de l’expérience du service à la clientèle, de préférence à la réception, serait un atout
Avoir la capacité effectuer plusieurs tâches à la fois tout en étant constamment axé sur la sécurité
Être flexible par rapport aux heures de travail et au début et fins de semaines et dans la couverture des week-ends et des jours fériés
Maitriser la suite Microsoft Office : Outlook, Word, Excel, base de données Access (de préférence)
Système de gestion des événements (de préférence)
Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français ; des compétences linguistiques supplémentaires seraient un atout
Esprit d'équipe et l’orientation vers les résultats
Orienté vers les détails et auto-motivé
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel

Ne manquez pas cette opportunité, postulez dès maintenant !

Are you passionate about administrative tasks? Do you have strong communication skills? If so, this is the ideal offer for you! We are currently looking for an Administrative Assistant/Receptionist to join our client's team of professionals. We are looking for an individual who is resourceful and capable of multi-tasking.

Our client has been in business for more than 50 years and specializes in the field of air transport.

Your tasks as administrative assistant/receptionist :
Provide administrative support to the operations and special projects of the administration department
To be the point of contact between employees and the administration department
Keep the internal service platform up to date
Keep track of operating and project costs
Assist in effectively maintaining and updating the company's floor plans and floor directories
Maintain and liaise with property management by providing security passes for buildings
Maintain a record of passes issued to staff of and contract maintenance workers
Maintain and update the list of emergency personnel and the first aid kit
Maintain and liaise with property management/security by providing parking cards to all staff
Replace any team member and become an essential team member who adheres to the company's values
Performs other duties as required by the administrative department
Covering the reception area and being the first point of contact for the company
Provide professional and courteous switchboard coverage with an emphasis on excellent customer service
Assist in processing EMS conference room requests and catering requirements
Assisting in the preparation, set-up and liquidation of requests for catering services in conference rooms
Assist in the operation and cleaning of the coffee machine, juice dispenser and fruit baskets in the bistro
Be vigilant, safety conscious, conscious and attentive to the details of the activity around the reception area
Comply with the key performance indicators defined for acceptance

The required qualifications for the Administrative Assistant/Receptionist :

Must have a university degree
Experience in customer service, preferably in reception, would be an asset.
Ability to multi-task while maintaining a constant focus on safety
Be flexible in terms of working hours and beginning and end of week and in covering weekends and holidays
Master the Microsoft Office suite: Outlook, Word, Excel, Access database (preferred)
Event management system (preferably)
Excellent written and oral communication skills in English and French; additional language skills would be an asset
Team spirit and results orientation
Detail-oriented and self-motivated
Have the ability to work in a multicultural environment

Don't miss this opportunity, apply now!

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