Adjointe administrative à la haute direction

Cogeco - Montréal, QC (il y a 25 jours)

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Description du poste:
La culture de Cogeco offre à chaque employé l’opportunité de se dépasser. Chez nous, tout est une affaire d’équipe – dans notre quotidien, il n’y a pas de place pour l'ego. Nous partageons un objectif commun : en faire plus pour nos clients. Nous évoluons continuellement en regardant droit devant, et carburons au dynamisme et à l’ambition. Chacun de nos employés contribue à faire de Cogeco un groupe d’experts agiles et dédiés formant une force unique sur le marché.

Relevant de la Vice-présidente, Talent et Expérience Employé, l’adjointe administrative fournit un soutien administratif dans la gestion quotidienne, le suivi de l’agenda et des dossiers de celle-ci. Elle fournit également un soutien administratif à l’équipe de talent et expérience employé en intervenant activement dans l’administration de plusieurs processus et projets du service.

Responsabilités du poste:
Assurer le support administratif pour la vice-présidente et l’équipe dont : l’organisation de rencontres, la tenue de l’agenda (Vice-présidente uniquement), la prise de minutes et le suivi des ordres du jours, distribution du courrier, gestion des communications téléphonique, classement).
Organiser et coordonner les voyages d’affaires, les rencontres et rendez-vous tout en assurant la logistique afférente (préparation de matériel, documentation, réservations, etc.).
Soutenir l’équipe dans la préparation de correspondance courante, de documents divers. Assurer la rédaction, la révision linguistique, la mise en page et la présentation adéquate des documents, lettres, processus, politiques, formulaires.
Faire le suivi budgétaire ainsi que le traitement des factures et la production des comptes de dépenses associés au secteur.
Assurer le suivi des requêtes pour le recrutement de personnel et de consultants et soutien l’équipe d’acquisition du talent dans le déploiement des processus de recrutement pour le bureau de Montréal.
Participer à la préparation des rapports en lien avec l’application de la loi sur la formation professionnelle et la Loi sur l’équité en matière d’emploi.
Assurer le support technique du ‘learning management system’ pour toutes les divisions de Cogeco.
Générer divers rapports ad hoc (listes d’employés).
Gérer le programme de reconnaissance des anniversaires de service avec le fournisseur.
Agit à titre de point de contact des auditeurs internes pour les besoins et questions en ce qui concerne les processus RH.
Préparer les dossiers de nouveaux employés en conformité avec le processus établi.
Assurer la disponibilité du matériel de bureau nécessaire à l’équipe et faire les commandes en conséquence (tenir l’inventaire).
Effectuer le classement de documents et assurer l’administration des dossiers des employés.
Agit à titre de remplaçante pour la coordonnatrice lors des ses absences en ce qui a trait à certains processus RH : entrées de données dans le systèmes RH, support aux employés, etc.
Participe à l'organisation d’événements divers et relatifs au secteur RH et à l'ensemble de l’organisation ayant pour but de mobiliser les employés.
Remplacer la réceptionniste 30 minutes par jour pour une semaine – chaque 6 à 8 semaines.

Compétences recherchées:
FORMATION ACADÉMIQUE

Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

EXPÉRIENCES DE TRAVAIL

5 à 8 années d’expérience dans un rôle d'adjointe.
Expérience dans un service des ressources humaines ou dans un service hautement confidentiel - un atout.

COMPÉTENCES PARTICULIÈRES

Très bon sens de la collaboration et service à la clientèle démontré.
Sens démontré de la discrétion et de la confidentialité.
Très bonne connaissance du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit
Posséder de l’expérience en rédaction de documents ainsi qu’en traduction.
Bonne connaissance de la suite Google et Microsoft Office (plus particulièrement d’Excel).
Facilité et intérêt pour l’apprentissage de nouveaux systèmes informatiques (learning management system, Workday, outils de collaboration Google, module RH d’Oracle, outils de graphisme, etc.).
Autonomie, jugement et sens de l'organisation
Grande minutie dans l’accomplissement des tâches.
Capacité à travailler en équipe, agilité et flexibilité démonté.

Vivez le talent et la technologie réunis. Rejoignez-nous.

Chez Cogeco, nous prônons la diversité, l'inclusion et l’appartenance. Nous avons à cœur d’offrir des chances égales à tous les individus qualifiés souhaitant se joindre à notre équipe, sans égard pour les différences culturelles ou individuelles. Nous aspirons à créer des équipes qui reflètent la diversité, tant pour le bénéfice de nos clients que pour celui des communautés que nous desservons. Nous croyons fermement que cette ouverture nous distingue de nos compétiteurs et contribue à assurer notre réputation d’excellence.