Agent administratif, classe 1 - volet secrétariat (Ville de Lévis)

CISSSCA - Lévis, QC (il y a 30+ jours)

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Présentation de l'organisation
Le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de Chaudière-Appalaches compte plus de 12 000 employés, 400 gestionnaires et 700 médecins, sans oublier les milliers de bénévoles, de chercheurs et d’étudiants. Les possibilités de carrière sont multiples au sein de l’organisation et des défis professionnels extrêmement passionnants vous y attendent!

Sommaire de l'emploi
Sous la responsabilité du Coordonnateur du centre opérationnel de la cyber défense de la Direction des ressources informationnelles, personne qui assiste le coordonnateur du COCD dans ses fonctions administratives et professionnelles. À partir d’une connaissance approfondie du service pour lequel elle exerce ses responsabilités, elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat complexes tels que la préparation de correspondances, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. De plus, elle intègre dans ses fonctions un rôle de soutien et de collaboration auprès de l’équipe du COCD, voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Responsabilités et Tâches
  • Assure la coordination et tient à jour l’agenda du coordonnateur;
  • Assume la gestion des appels téléphoniques, transmet l’information et en fait le suivi au besoin;
  • Effectue le suivi des dossiers du coordonnateur selon les échéanciers et demandes, effectue les recherches et relances lorsque nécessaire;
  • Assure le secrétariat, à la demande du coordonnateur, lors des réunions diverses;
  • Valide les feuilles de temps, comptes de dépenses, factures et autres requérant la signature du coordonnateur;
  • Prépare les documents relatifs aux différents comités ou projets;
  • Collabore aux suivis des demandes provenant du CISSS-CA, du MSSS et autres;
  • Reçoit, photocopie, trie, distribue et/ou achemine par courrier, télécopieur ou courrier électronique différents documents;
  • Fait les requêtes Octopus au besoin;
  • Participe au comité des adjointes administratives DRI;
  • Révise en collaboration avec la technicienne de la DRI les documents en lien avec des projets ou dossiers sous la responsabilité du coordonnateur et du personnel de l’équipe du COCD;
  • En collaboration avec la technicienne de la DRI, s’assure de la conformité et la qualité du contenu des divers documents présentés aux différentes instances, qu’elles soient à l’interne ou à l’externe, de même que le respect des normes de rédaction et de présentation au CISSS de Chaudière-Appalaches;
  • Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.
Exigences :
Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique.

Profil de compétences :
  • Très bonne connaissance du français écrit et parlé
  • Très bonne maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint
  • Maîtrise de Visio serait un atout
  • Bonne connaissance de l’environnement Windows
  • Bonne maîtrise de l’application de courriel Outlook
  • Capacité à utiliser les équipements et autres logiciels en usage dans le service
  • Bonne connaissance des méthodes et de la routine de bureau utilisées dans l’exercice de ses attributions
  • Connaissance du réseau de la santé et des services sociaux
  • Rigueur et jugement
  • Faire preuve d’autonomie
  • Travail d’équipe
  • Gestion du temps et des priorités
  • Discrétion et respect de la confidentialité de l’information à laquelle, elle a accès
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette) vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

  • Accès à l'Égalité en emploi:
Notre établissement applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les personnes des groupes visés soit les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées, pour qui, des mesures d'adaptation peuvent être offertes en fonction de leurs besoins. Nous invitons ces personnes à présenter leur candidature.

Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans aucune intention discriminatoire.