Réceptionniste

Maison Beauport - Beauport, QC (il y a 30+ jours)

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Horaire

Jour les fins de semaine.

Tâches et responsabilités

Sous l’autorité de l’Adjointe de direction, la secrétaire d’accueil :

· Assure l’accueil, l’identification et l’orientation des personnes extérieures à la Maison Beauport (visiteurs, fournisseurs, partenaires, etc.);

· Assure un accueil téléphonique, oriente les appelants et les clients nécessitant une assistance en téléphonie ainsi qu’en internet et prend les messages;

· Exerce une vigilance des allées et venues dans la Maison et leur porte le cas échéant, l’assistance requise;

· Prévient les personnes (clients ou autres salariés) des visites qu’ils reçoivent et accueille les visiteurs;

· Assure une transmission et la réception appropriée des informations aux employés et transmets les informations recueillies à l’adjointe administrative ou au directeur;

· Transmets toutes informations comportementales non-adéquates observées chez le personnel à la direction;

· Assure le basculement des appels à la fin de son horaire de travail sur le poste désigné;

· Relève la boite vocale de l’accueil et effectue un suivi des messages;

· S’assure que les portes et issues sont bien verrouillées, notamment à l’aide des caméras de surveillance;

· Signe la réception des paquets et lettres reçues par messager, les transmets aux personnes concernées;

· Assure la reproduction et ou l’impression des documents;

· Encaisse les services ponctuels servis par la maison (repas visiteurs par exemple) et émet les factures attachées à ces services, tient la comptabilisation selon les pro-formats de l’entreprise;

· Apporte une aide aux personnes qui le requièrent, lors de leurs déplacements à l’occasion de leur sortie hors de la maison et à leur arrivée;

· Diffuse les communiqués et informations internes;

· Appelle les personnes responsables en cas d’urgence;

· Entretien à tout moment son lieu de travail et veille à l’entretien de l’entrée et du hall d’accueil;

· Effectue toute autre tâche demandée par son supérieur.

Qualifications requises et expérience

· Diplôme d’étude collégiale en administration;

· Expérience de cinq ans dans un poste administratif et d’accueil;

· Excellent niveau de français;

· Bonne maîtrise des logiciels de bureautique et des outils bureautiques.

Qualités requises

· Qualité humaine, de respect de savoir-être de savoir-faire;

· Capacité à travailler avec du public;

· Capacité à être objective dans les interventions avec les employés;

· Vouloir travailler avec des personnes en perte d’autonomie présentant des déficiences physiques ou cognitives;

· Habiletés à la manipulation des outils bureautiques et domotiques;

· Habiletés à communiquer de façon claire et objective;

· Capacité de synthèse dans la transmission des informations fournies par les employés et la clientèle;

· Sens de l’organisation, notamment par une bonne gestion des priorités;

· Autonomie professionnelle;

· Préoccupation de la qualité des services offerts;

· Discrétion et confidentialité.

Type d'emploi : Temps Partiel, Permanent

Expérience:

  • administration: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • École Secondaire (Souhaité)