Adjointe administrative

Gestion Providentia - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Personne qui sous la responsabilité du directeur des opérations, assiste différentes équipes de travail dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des directives précises et des méthodes et procédures complexes établies ou qu'elle modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et au traitement de dossiers nécessitant des connaissances spécifiques. Elle peut exécuter toute autre tâche connexe et inhérente au travail général de bureau.

Révise, transcrit, rédige et traduit des documents variés selon les demandes émanant principalement de la clientèle, notamment les Sœurs Grises de Montréal et de Gestion Providentia, assure le suivi des communications et voit à la circulation des documents

Prépare des documents qui requièrent un assemblage infographie (insertion d’images, de tableaux, etc.)

Rédige certaines pièces de correspondance et en dispose selon les modalités établies

Prépare et envoie des documents lors du décès des membres des congrégations, soit: avis de décès, notices biographiques, inscription dans différents registres

Collige différentes informations relatives à des dossiers spécifiques et personnels des membres des congrégations

Voit aux préparatifs de certaines activités ou événements spéciaux

Prépare les documents des divers comités et rédige le compte-rendu des réunions, lorsque requis

Gère les demandes d’information des différents sites web

Répond aux demandes d'informations relevant de sa compétence

Organise et assure le suivi des communications téléphoniques ou des vidéoconférences

Assure la reproduction des documents requis dans les délais prescrits

Maintient un système de classement et de conservation des documents informatiques relatifs aux travaux et dossiers de différents services

Assure l’application des règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers

Effectue du travail général de bureau selon les besoins des différents services

Effectue tout autre travail connexe demandé par son supérieur immédiat.

PROFIL DES COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Capacité à prioriser les demandes selon les urgences

Capacité d'organisation du travail et d'adaptation

Habileté dans les relations interpersonnelles

Capacité de communiquer clairement et efficacement

Dynamisme

Discrétion

Collaboration.

FORMATION REQUISE

Diplôme de fin d'études secondaires (DES) / DEP en secrétariat ou bureautique

Minimum de 5 années d'expérience en tant qu’adjointe administrative (à un niveau exécutif un atout)

Maîtrise du français et de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit (grande capacité à la rédaction)

Excellente maîtrise de la Suite Microsoft

DIVERS

Tenue vestimentaire convenable.

Avantages :

  • Assurance invalidité
  • Assurance dentaire
  • Assurance vie
  • Régimes de pension

Numéro de référence : 2020-01-09AATP

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 23,95 $ /heure

Expérience:

  • administration: 5 ans (Requis)

Formation:

  • DEC (Requis)