Coordonnateur administratif, Brésil et Alliance du pacifque (jusqu'à 6 mois)

Collèges et Instituts Canada - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Description

Titre : Coordonnateur administratif, Brésil et Alliance du Pacifique

Statut de l’emploi : Temporaire, jusqu’à 6 mois

Classification : PS I

Supervision : Directrice, partenariats internationaux, Afrique francophone

Division : Partenariats internationaux

Échelle salariale : $26.13/heure - $31.98/heure

Date d’affichage : 9 décembre, 2019

Date de clôture : 13 décembre, 2019

Numéro de concours : 2019-21

À propos de Collèges et instituts Canada (CICan) :
Avec ses bureaux au cœur de la capitale nationale, Collèges et instituts Canada (CICan) est la voix des collèges, instituts et cégeps du Canada, et un chef de file international en éducation pour l’emploi dans plus de 25 pays. Ses membres contribuent à une croissance économique qui profite à tous grâce aux 190 milliards de dollars qu’ils génèrent chaque année et au travail qu’ils mènent avec leurs multiples partenaires privés et communautaires pour offrir plus de 10 000 programmes de formation à des étudiants de milieu urbain, rural, éloigné ou nordique.

CICan est un organisme novateur, ouvert et entrepreneurial du secteur de l’éducation qui valorise la diversité, la responsabilité et la transparence, et qui soutient le développement continu du réseau de collèges et d’instituts du pays et de son personnel.

Responsabilités

Relevant du la directrice, Partenariats internationaux, le coordonnateur administratif est chargé de fournir un soutien administratif efficace au directeur et un soutien lié au projet au personnel. Le coordonnateur administratif soutient principalement le développement, la planification et la mise en œuvre des activités du projet Brésil, y compris les plans de travail, les budgets, la recherche, la rédaction de rapports / résumés, la préparation de présentations et la coordination du travail quotidien. Organiser des assurances voyage et d’autres documents connexes pour la directrice, le personnel du projet, des consultants, des participants aux projets et des collèges est un aspect essentiel de ce poste. Le coordinateur administratif soutient également le projet Education pour l’emploi de l'Alliance du Pacifique (EPE-AP).

CICan a récemment signé un accord de cinq ans avec le gouvernement brésilien par l'intermédiaire de son agence, la Coordonnación de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nivel Supérieur (CAPES), pour la mise en œuvre de plusieurs projets, à savoir le programme de récompense des enseignants, le programme de formation d'anglais et de formation des enseignants et l'internationalisation. Institut de leadership. Dans le cadre de son accord de collaboration avec CAPES, CICan a pour mandat de fournir un soutien, d’accueillir et de placer les enseignants brésiliens qualifiés pour le programme. Dans l'ensemble, un groupe d'environ 104 enseignants et membres du personnel devrait venir au Canada en 20120

La directrice des partenariats internationaux examine les travaux du coordonnateur administratif en fonction d’objectifs et de plans de travail établis chaque année.

De décembre 2019 au 31 mars 2020, le coordonnateur administratif fournira également un soutien administratif au gestionnaire, Asie et Moyen-Orient dans l'exécution du programme pilote de mobilité d'étudiants sortants (OSM). Le poste sera nécessaire pour soutenir le projet OSM 2 jours / semaine.

Attentes générales:
Travailler efficacement dans un environnement multi-équipes;
Remplir diverses fonctions de nature complexe, nécessitant initiative et autodétermination;
Auto-prioriser et organiser le travail de façon efficace et efficiente et garantir la qualité du travail, souvent avec des délais et des priorités changeantes;
Interagir efficacement avec le personnel de l'Association, le personnel administratif supérieur des institutions membres, les partenaires, les clients et les organismes externes;
Traiter tout le monde de manière juste et équitable et maintenir des normes éthiques élevées;
Capacité démontrée à travailler de manière indépendante et sous pression, avec le souci du détail;
Exercer ses fonctions conformément aux compétences, aux valeurs et au code de déontologie de Collèges et instituts Canada;
Capacité à travailler avec un minimum de supervision.

Attentes spécifiques: Le coordinateur administratif:
Fournir un appui à la directrice et à l’agente principale de programme Brésil et l’équipe de l’EPE Alliance du Pacifique, en organisant des réunions, des ateliers et des conférences, y compris, entre autres, des préparatifs de voyage, des itinéraires, des ordres du jour, des comptes rendus et des rapports;
Fournir un soutien administratif lors de la préparation des rapports, des études de recherche, de la correspondance, des contrats et autres documents;
Aider à la mise en forme des plans de travail annuels, budgets, rapports, documents de base (modèle logique, cadre de mesure du rendement et registre des risques), manuels, manuels, matériel d'atelier et autres documents, le cas échéant;
Relire plusieurs documents pour garantir la qualité et la précision du portugais;
Traduire les lettres anglaises et les courriels en portugais en portugais, le cas échéant;
Servir d'interprète aux enseignants brésiliens (portugais vers anglais et vice versa);
Collaborer avec le département des finances à la résolution des problèmes / difficultés / divergences concernant les problèmes financiers liés aux projets brésiliens;
Créer une base de données pour les différents projets, maintenir à jour les fichiers, extraire les données pour créer des rapports;
Aider à la préparation et à la vérification des rapports de dépenses;
Préparer les paiements pour les collèges, les participants, etc.
Aider à la préparation de documents pour le traitement financier, les budgets, les relevés, les réclamations et les rapports financiers;
Fournir un support graphique et technique lors de la préparation des documents;
Aider à la rédaction et à la mise en forme des contrats du collège;
Aider à la mise en forme et à la mise à jour des manuels d'exploitation et des modèles de travail du Brésil;
Aider à la compilation des informations requises par RHDCC dans le cadre du projet pilote OSM.
Offrir un soutien administratif au gestionnaire, Asie et Moyen-Orient, au besoin.
Exécuter toute autre tâche connexe pouvant lui être confiée de temps à autre.

Exigences minimales

Diplômé d'un établissement d'enseignement postsecondaire ou d'une combinaison équivalente d'études et d'expérience pertinente;
Maîtrise des tâches administratives et de bureau;
Bonnes capacités de communication, organisationnelles et interpersonnelles;
Connaissance des processus financiers et comptables;
Maîtrise de l'anglais écrit et oral ainsi que du portugais
Expérience de la gestion de bases de données et de la recherche sur Internet;
Capacité démontrée à utiliser la suite Microsoft Office (intermédiaire dans Word et Excel).

Atouts souhaitables

Connaissance du réseau collégial canadien;
Capacité à fournir un support de site Web;
Expérience professionnelle internationale;
Connaissance de l'édition assistée par ordinateur;
Capacité à comprendre et à communiquer en français et en espagnol;
Connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR).

Comment postuler

Pour postuler, veuillez envoyer un curriculum vitae et une lettre d’accompagnement à Roxanne Cantin, généraliste en ressources humaines, avant 16 h le 13 décembre, 2019 à l’adresse : rcantin@collegesinstitutes.ca.

CICan est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’arrangements particuliers pour poser votre candidature.

Sur demande, CICan offre des mesures d’adaptation tout au long du processus d’embauche aux personnes handicapées qui postulent. Toute personne contactée dans le cadre du processus de sélection qui aurait besoin de mesures d’adaptation est priée de communiquer avec moi.

Merci à toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous ne contacterons toutefois que les personnes retenues pour une entrevue.