Adjoint/adjointe au bureau du doyen et coordonnateur/coordonnatrice des programmes

Saint Paul University - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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Unité administrative : Faculté de droit canonique
Superviseur : Doyen de la Faculté de droit canonique
Heures : 35.00

Fonctions :
Titre du poste : Adjoint/adjointe au bureau du doyen et coordonnateur/coordonnatrice des programmes

Numéro de concours : 18-2020

Faculté / Service : Faculté de droit canonique

Supérieur immédiat : Doyen de la Faculté de droit canonique

Type d'emploi : Permanent Syndiqué

Échelle salariale : Niveau 6 (51,265.00$ - 64,748.00$)

Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

Sommaire du poste

L’adjoint/adjointe au bureau du doyen et coordonnateur/coordonnatrice des programmes est un poste clé qui vise à soutenir le fonctionnement administratif du bureau du doyen et de la Faculté de droit canonique, et à assurer le bon fonctionnement et une coordination efficace des programmes et des cours.

Résumé des fonctions

Soutien administratif au bureau du doyen et à la faculté

Gère toutes les demandes de réunion figurant à l’ordre du jour du doyen;
Anticipe et engage toutes les procédures liées aux horaires dans les contrats des professeurs ;
Collabore avec le doyen sur des projets spéciaux;
Coordonne le calendrier des réunions du conseil de faculté; organise, coordonne et prépare la documentation pertinente pour les réunions et rédige les procès-verbaux;
Planifie et organise les réunions des différents comités de la faculté : comité exécutif, conseil de faculté, comité de sélection (professeurs à temps plein et personnel administratif) et comités ad hoc; s’assure que la documentation nécessaire pour toutes les réunions est exacte et mise à la disposition des membres des comités;
Prépare les candidatures pertinentes pour le Bureau des gouverneurs et le comité exécutif, et les soumet au doyen;
Administre les programmes d’assistant d’enseignement et de travail-études afin de répondre aux besoins de la faculté;
Agit comme personne-ressource en matière d’administration et de finances pour le doyen, les professeurs et le personnel;
Anticipe les besoins de la faculté et effectue les achats nécessaires;
Traduit de courts documents et des communications en anglais ou en français;
Représente la faculté au sein de certains comités.

Ressources humaines

Prépare les contrats des professeurs à temps partiel et assure la préparation des contrats des professeurs conformément aux règlements de l’université;
Prépare les contrats des assistants d’enseignement et assure le suivi avec le service des ressources humaines;
Coordonne la rédaction des contrats spéciaux avec le service des ressources humaines;
Veille à l’affichage des postes de professeurs et de personnel administratif en collaboration avec le Service des ressources humaines et assure le suivi nécessaire;
Crée et tient à jour les dossiers des professeurs et des professeurs à temps partiel, en toute confidentialité;
Crée et tient à jour un dossier d’évaluation de cours pour chaque professeur et pour chaque professeur à temps partiel;
Assure la logistique des entretiens d’embauche des professeurs : réception des candidatures et envoi des accusés de réception; pour chaque candidat, préparation d’un dossier pour le comité de sélection; suivi de la communication avec les candidats et candidates;
Accueille et informe les nouveaux professeurs, leur fournit la documentation nécessaire, coordonne et planifie le processus d’intégration avec le bureau du doyen et la faculté, et veille au bon déroulement de ce processus.

Soutien aux événements et projets publics

Appuie le doyen et les professeurs dans les activités suivantes :

La planification, l’organisation et la coordination d’événements spéciaux tels que des conférences, des événements, des débats publics, y compris le programme de formation légale;
Le maintien d’une base de données spécifique à la faculté pour l’envoi d’invitations à des événements publics et la collaboration avec le personnel du bureau des médias de l’USP pour la planification et l’organisation de ces événements; le soutien aux événements de la Faculté de droit canonique lorsqu’ils ont lieu en dehors des heures habituelles de travail, comme le soir ou le week-end

Coordination et promotion des programmes et des offres de cours

Élabore l’horaire des cours;
Tient à jour une base de données des cours dispensés par chaque professeur;
Coordonne la publication de la liste de cours;
Met à jour le calendrier des cours dans la plate-forme uoCampus;
Collabore avec le directeur des études et la conseillère aux études pour planifier l’orientation et l’accueil des nouveaux étudiants;
Liaise avec les services universitaires appropriés pour toutes les questions liées à l'offre de cours, aux professeurs, aux évaluations des étudiants, aux besoins d'apprentissage à distance et à l'attribution des salles de classe.
Travaille avec le Service de recrutement et des communications pour élaborer un plan de publicité et de promotion.

Appuyer le travail des comités de programme du corps professoral

Participe au besoin aux réunions de la faculté qui sont liées aux programmes ;
Appuie le doyen dans la mise en œuvre des décisions qui sont prises;
Collabore avec les personnes responsables afin d’organiser une évaluation régulière des besoins administratifs de la faculté;
Aide à préparer les demandes adressées au Sénat pour modifier les programmes, cours, règlements, etc., ou en créer de nouveaux;
Travaille comme personne-ressource sur les questions liées aux programmes et aux offres de cours; assure la liaison avec les autres départements de l’USP et les établissements extérieurs.

Maintenir les pages de la Faculté de droit canonique sur le site Web de l’Université

En collaboration avec les services concernés de l’université, assure le suivi de la mise à jour des informations sur les programmes, les événements et les activités de la Faculté de droit canon et des pages de la Faculté; examine régulièrement le site Web pour s’assurer que les informations sur les offres de cours sont à jour et correctes.

Collaboration avec le Centre de services canoniques (CSC) et le Centre de protection des mineurs et des personnes vulnérables (CPCS)

Expérience :
Un diplôme universitaire lié à la bureautique et à l’administration de programmes ou une combinaison de formation et expérience jugée équivalente;
Une expérience du travail administratif relatif à des programmes universitaires dans un milieu universitaire;
Une expérience dans l’utilisation de la suite Microsoft Office 365, des plates-formes Internet pour la communication, etc.;
D’excellentes aptitudes en matière de communication et de relations interpersonnelles;
La capacité et la volonté de travailler en collaboration;
D’excellentes compétences de planification et d’organisation, et la capacité à soutenir simultanément plusieurs projets;
La capacité à travailler sous pression pour respecter les échéances et répondre à des demandes inattendues;
Un bilinguisme complet en français et en anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.

Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à www.ustpaul.ca d'ici le 2 octobre 2020 à minuit.

Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.

Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.