Adjoint(e) au premier vice-président et chef infrastructures

Caisse de dépôt et placement du Québec - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Job Description

Rôle

Relevant du premier vice-président et chef infrastructures, le titulaire participe à la réalisation des objectifs d’affaires de l’équipe globale Infrastructures en assurant la gestion efficiente des priorités et dossiers du premier vice-président. Il gère l’agenda, les courriels et les appels téléphoniques et facilite ainsi l’organisation du travail. Il prend en charge les activités reliées au soutien administratif avec courtoisie, discrétion et professionnalisme. Il effectue un suivi rigoureux des activités tout en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Il agit comme une personne-ressource auprès des différents intervenants internes et externes de la Caisse ainsi que des membres de l’équipe pour gérer adéquatement les priorités du premier vice-président.

Principales responsabilités

Développer et entretenir des relations courtoises et respectueuses, tant avec l’équipe, les partenaires internes qu’externes;
Gérer l’agenda, les courriels et les appels téléphoniques du premier vice-président en évaluant les priorités et en assurant le suivi auprès de celle-ci et des intervenants concernés;
Organiser efficacement la logistique de réunions et de comités, s’assurer que les dossiers sont complets et préparés à l’avance pour le premier vice-président, obtenir l’information requise avant toute rencontre ou comité et assurer le suivi nécessaire par la suite afin de respecter les délais et les actions requises;
Organiser des réunions d’équipe, en préparer l’ordre du jour et produire les comptes rendus lorsque requis;
Effectuer le suivi administratif, le contrôle des échéanciers et le rappel des demandes effectuées auprès de l’équipe;
Contribuer activement à la préparation, à la révision et au montage de documents et de présentations;
Offrir un soutien administratif à l’équipe Infrastructures et travailler en étroite collaboration avec les autres adjointes de la première vice-présidence, notamment dans nos bureaux internationaux;
Planifier et organiser les déplacements du premier vice-président en veillant aux diverses réservations dans le respect des politiques en vigueur;
Planifier et organiser les différentes rencontres externes du premier vice-président;
Préparer les comptes de dépenses et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;
Au besoin, participer à la coordination et à la réalisation de projets d’équipe;
Accomplir toute autre tâche connexe confiée ou nécessitée par ses fonctions.

Exigences

Diplôme d’études collégiales ou universitaire en administration;
Minimum de quinze (15) années d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative dont au moins dix (10) années d’expérience en soutien à la haute direction;
Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
Expérience au sein d’une organisation globale, un atout;
Excellente connaissance de langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
Parfaite maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
Maîtrise de la suite Microsoft Office; SharePoint et Concur un atout;
Disponibilité et flexibilité des horaires de travail.

Compétences

Jugement et discrétion;
Tact et diplomatie;
Rigueur dans l’exécution de ses tâches;
Grande capacité à gérer les relations interpersonnelles;
Excellent sens de l’organisation, de la planification;
Souci de l'ordre et de la qualité;
Capacité à résoudre des problèmes;
Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
Tolérance au stress;
Sens de l'initiative et proactivité;
Autonomie.

Only candidates selected for an interview will be contacted.

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Use of the masculine in this document refers equally to both men and women.