Coordinateur de Service/Service Coordinator-Montreal

Minto Group Inc. - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Titre du poste : Coordinateur de Service
Titre du contrôleur : Gestionnaire immobilier
Localisation : 4300 Boulevard de Maisonneuve O, Westmount, QC H3Z

Pourquoi rejoindre Minto ?
Nous sommes une société immobilière primée et entièrement intégrée, fière de créer de meilleurs endroits où vivre, travailler et se divertir depuis plus de 60 ans. Forts de notre expertise en matière de construction de logements, de gestion de propriétés et d'investissements, nous avons construit plus de 85 000 nouvelles maisons, géré 15 000 unités multi-résidentielles et exploité 2,7 millions de pieds carrés d'espace commercial. Notre portefeuille de gestion d'investissements s'étend sur 2,9 milliards de dollars d'actifs.

Notre entreprise est composée de quatre divisions qui opèrent dans les principales villes du Canada et des États-Unis. Au fur et à mesure de notre évolution et de notre croissance, nous croyons en l'importance d'embaucher les meilleures personnes qui sont aussi engagées que nous dans la création d'expériences incroyables pour nos clients. Nous offrons à nos employés des avantages incroyables et un développement de carrière, notamment un programme de rémunération globale compétitif, des cours du Minto Learning Centre, le remboursement des frais de scolarité, des horaires d'été flexibles dans de nombreux endroits et bien plus encore. Rejoignez-nous pour découvrir comment vous pouvez faire partie de tout cela !

L'opportunité :
Le coordinateur des services fournit le meilleur service client de sa catégorie pour tout ce qui concerne le contrat de location, l'administration du bail et l'occupation des suites. Il est également responsable de la coordination de l'entretien et des réparations de la propriété désignée, y compris le triage des demandes de service pour les suites et les parties communes, ainsi que la coordination de l'équipe d'entretien afin de fournir le meilleur service client possible.

Ce que vous ferez au jour le jour :
  • Préparer l'arrivée des résidents et le trousseau de clés, en plus d'assurer la coordination de l'emménagement et du déménagement, en réservant les ascenseurs le cas échéant ;
  • Tenir à jour la base de données des résidents, qui comprend le traitement des modifications apportées aux résidents, aux colocataires, aux occupants, aux garants et aux conditions du PAP ;
  • Attribuer des places de stationnement aux résidents en plus de la délivrance de cartes de stationnement pour les visiteurs, et tenir un registre à cet effet ;
gérer les sous-locations, les cessions et les avis de résiliation ;
  • Traitement des encaissements et des dépôts en temps utile ;
  • Créer des demandes d'achat de fournitures de bureau et d'autres dépenses générales et administratives pour le bien ;
  • Préparer des rapports sur les comptes débiteurs des résidents, en soulignant et en traitant tout paiement en retard et/ou en souffrance, et effectuer des efforts de recouvrement des comptes en souffrance ;
  • Préparer les formulaires et les documents requis conformément à la loi sur les baux d'habitation en ce qui concerne les réclamations, les recouvrements, les expulsions, les augmentations de loyer, etc ;
  • répond aux demandes, aux enquêtes et aux préoccupations des résidents concernant les questions relatives au contrat de bail ;
  • informe les entreprises de services publics du changement de responsabilité pour les espaces devenant vacants ou occupés, et approuve les factures pour les appartements vacants ;
  • Peut être responsable de la coordination de la location des salles de fêtes ;
  • répond rapidement et avec courtoisie à toutes les questions relatives aux résidents, de manière professionnelle, en informant la direction le cas échéant et si un suivi est nécessaire ;
  • S'assurer que les résidents sont prévenus à l'avance de leur entrée dans les suites occupées et/ou qu'ils ont obtenu une autorisation préalable ;
  • Préparer la communication de masse et individuelle avec les résidents, par exemple, les événements à venir, les réparations, les changements de direction, etc ;
  • Préparer les listes de renouvellement pour examen par l'équipe des recettes et préparer ensuite les avis de renouvellement selon les instructions ;
  • Peut être tenu de montrer les suites aux résidents potentiels ;
  • Utiliser le système ERP, SAP, pour enregistrer les informations et effectuer les tâches ;
  • soutenir les buts, les objectifs, les opérations et la stratégie de l'équipe pour les propriétés décrites par la direction ;
  • En première ligne pour répondre aux demandes des clients, le coordinateur du service doit répondre aux demandes et aux préoccupations des résidents pour les questions relatives aux réparations et à l'entretien ;
  • Utiliser un système informatisé de gestion de l'entretien et veiller à ce que toutes les notifications de service, les commandes et les demandes d'achat soient saisies dans le SAP de manière précise et en temps voulu ;
  • Comprendre la loi sur la location résidentielle en ce qui concerne les droits et les obligations des propriétaires, par exemple les avis d'entrée, les demandes d'accès, etc ;
  • Coordonner l'accès du personnel et des entrepreneurs de Minto aux espaces occupés et vacants ainsi qu'aux zones communes ; veiller à ce qu'un avis adéquat soit donné en cas de besoin ;
  • peut être tenu de contrôler l'utilisation et l'inventaire des pièces de rechange ; maintient les fournitures à un niveau approprié ;
  • Assurer la liaison avec les autres membres de l'exploitation de la propriété afin de garantir une utilisation maximale du personnel technique et d'entretien ;
  • s'assurer que les plans d'entretien prévus pour les biens et les équipements sont attribués au personnel de manière à ce qu'ils puissent être réalisés en temps voulu, en examinant les préoccupations/questions soulevées pendant l'exécution de ces plans d'entretien avec la direction afin de répondre de manière proactive aux préoccupations/questions et de minimiser ainsi les temps d'arrêt non planifiés ;
  • Fournit une contribution à l'élaboration du budget annuel ;
  • Exécuter toutes les facettes du travail conformément à la législation applicable à la juridiction, y compris : les normes de santé et de sécurité et les droits de l'homme ;
  • Autres tâches dans le cadre, l'esprit et le but de l'emploi, à la demande de la direction.
Qui nous recherchons :
L'éducation : Une formation universitaire ou collégiale dans un domaine commercial serait considérée comme un atout.

Expérience : Un minimum de deux (2) ans d'expérience professionnelle pertinente dans un environnement chargé et orienté client est requis.

Compétences, connaissances et aptitudes spécialisées :
  • Capacité à mener plusieurs tâches de front
  • Capacité à influencer sans autorité / à diriger les autres
  • Compétences interpersonnelles
  • La connaissance de la loi sur la location résidentielle et des contrats de location résidentielle serait un atout
  • Le souci du détail et de la précision
  • Bon jugement
  • Compétences en matière de communication (à l'écoute, à l'oral et à l'écrit)
  • Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
  • La connaissance de la SAP est considérée comme un atout
  • Initiative et créative
Minto est un employeur soucieux de l'égalité des chances et de la promotion d'un environnement accessible et inclusif. Nous nous engageons à constituer une main-d'œuvre qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin d'un aménagement ou d'un soutien dans un aspect quelconque de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Job Title: Service Coordinator

Supervisor Title: Property Manager

Location: 4300 Boulevard de Maisonneuve O, Westmount, QC H3Z

Why join Minto?

We are an award-winning, fully integrated real estate company - proudly creating better places for people to live, work and play for over 60 years. With expertise in home building, construction and property and investment management, we’ve built over 85,000 new homes, manage 15,000 multi-residential units and carry 2.7 million square feet of commercial space. Our investment management portfolio spans $2.9 billion in assets.

Our business is comprised of four divisions with operations in major cities spanning across Canada and the United States. As we continue to evolve and grow, we believe in hiring the best people who are as committed to creating incredible experiences for our customers as we are. We offer incredible benefits and career growth for our employees including a competitive total rewards package, Minto Learning Centre courses, tuition reimbursement, and flexible summer hours in many locations and much more. Join us to find out how you can be a part of it all!

The Opportunity:
The Services Coordinator provides best in class customer service in all matters pertaining to the lease agreement, lease administration and suite occupation. And is responsible for coordinating maintenance and repairs for their designated property, including the triaging of service requests for both in-suite and common areas, as well as coordinating the maintenance team in order to provide best in class customer service experience.

What you'll be doing day to day:
Prepare resident arrival and key package, in addition to ensuring smooth move-in and move-out coordination, booking elevators where applicable;
Maintain resident database, which includes, processing changes to residents, co-tenants, occupants, guarantors, PAP conditions;
Assigns resident parking in addition to issuing visitor parking passes, maintaining log thereof;
Administration of, sublets, assignments, and termination notices;
Processing of cash receipts and deposits on a timely basis;
Create purchase requisitions for office supplies and other G&A expenditures for the property;
Prepare resident accounts receivable reports, outlining and addressing any delinquent and/or past due payments, performs collection efforts on past due accounts;
Prepares required forms and documentation in accordance with the Residential Tenancies Act related to claims, collections, evictions, rent increases etc;
Responds to resident requests, inquiries and concerns for matters which pertain to the lease agreement;
Informs utility companies of change in responsibility for spaces becoming vacant or occupied, approving invoices for vacant suites;
May be responsible for coordinating party room rentals;
Responds to all resident related issues promptly and courteously in a professional manner, informing management when applicable and if follow-up is required;
Ensures that proper notice is given in advance of entering occupied suites and/or that the resident has authorized entry in advance;
Prepare mass and individual resident communication, for example, upcoming events, repairs, changes to management, etc.;
Prepares renewal listings for review by revenue team and subsequently prepares renewal notices as directed;
May be required to show suites to prospective residents;
Use of the ERP system, SAP, to record information and perform job activities;
Supports team goals, objectives, operations and strategy for properties outlined by management;
First line of response to customer requests, the service coordinator must respond to resident inquiries and concerns for matters which pertain to repairs and maintenance;
Utilize a computerized maintenance management system and ensure all service notifications, orders and purchase requisitions are input into SAP in an accurate and timely manner;
Understanding of the Residential Tenancies Act with respect to landlord rights and obligations, for example notice of entry, request of access, etc.;
Coordinate access for Minto staff and contractors for occupied and vacant spaces as well as common areas; ensuring proper notice is given as required;
May be required to monitor the use and inventory of spare parts; maintains supplies at an appropriate level;
Liaise with other members of the property operation to ensure maximum utilization of technical and maintenance personnel;
Ensure scheduled maintenance plans for property and equipment are assigned to personnel so that they can be completed on a timely basis, reviewing concerns / issues raised during the performance of these maintenance plans with management to pro-actively address concerns / issues thereby minimizing unplanned downtime;
Provides input into the development of the annual budget;
Perform all facets of the job in accordance with the legislation applicable to the jurisdiction, including: Health and Safety standards, WHMIS, AODA, PIPEDA and Human Rights;
Other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management.

Who we're looking for:
Education: A College or University education in a business field would be considered an asset.

Experience: A minimum of two (2) years of relevant work experience in a busy client facing environment is required.

Specialized Skills, Knowledge and Abilities:
Ability to multi-task
Ability to influence without authority / Directing others
Interpersonal skills
Knowledge of the Residential Tenancies Act and Residential Lease Agreements would be an asset
Attention to detail and accuracy
Good judgment
Communication skills (listening, verbal and written)
Microsoft Office (Word, Excel and Outlook)
Knowledge of SAP considered an asset
Initiative and creative

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.