Bilingual Corporate Events Coordinator

Canadian Council of Motor Transport Administrators - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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For all Canadians road safety is an issue that unites us. We have a shared commitment and responsibility to keep our roads safe and reduce serious injuries and fatalities – because when you go out on the road, you want to feel secure knowing that you and your family will arrive at your destination, safe and sound.

We are the Canadian Council of Motor Transport Administrators (CCMTA) and we are the national body coordinating matters dealing with the administration, regulation, and control of motor vehicle transportation and highway safety. Our vision is to have the safest and most efficient movement of people and goods by road in the world. We are the custodians of the National Safety Code, and provide collaborative leadership in the areas of Road Safety Research and Policy, Drivers and Vehicles, and Compliance and Regulatory Affairs.

Established over 75 years ago, we provide a forum for provinces, territories, and federal government to discuss emerging road safety challenges. Our meetings and events provide our members with an opportunity to meet and collaboratively work towards achieving our mission.

Currently, our team has an exciting new opportunity for a skilled Bilingual Corporate Events Coordinator. If you’re looking for an opportunity to put your corporate events experience to use, with an organization whose mission you can truly stand behind, this could be your next role.

Bilingual Corporate Events Coordinator:
Your primary goal in this position is to plan and coordinate a variety of corporate meetings and events for our team and our members.

In addition to taking the lead on organizing and executing our committee, and other ad hoc meetings, you will work in collaboration with our Events and Marketing Manager to support the planning of our annual conference.

You’ll enjoy a dynamic role in which no two days are the same. We have scheduled meetings throughout the year, and so your focus day to day will be dependent on the upcoming events. You’ll plan ahead, building a critical path to support your activities leading up to the events. Through your careful planning and organization, you’ll ensure that all event logistics are effectively taken care of ahead of time, so that our meetings can run smoothly the day of.

In addition to events coordination, you’ll support the development of a variety of marketing and communications collateral related to our events. Whether you’re crafting an e-news blast, website content, or creating name badges, you’ll get to put to use your careful attention to detail and strong communication skills. And using your fluent French language skills, you’ll provide support to ensure the integrity of all our French communications materials.

Practically speaking, here’s what you’ll be doing:
Coordinate the logistics and delivery for some of CCMTA’s events and meetings
Support the planning, delivery and execution of our Annual Meeting and its exhibit component
Assist in the development of marketing and communications materials in support of our events and external presence
Ensure the integrity of French communications materials in layout

Working as part of a small and collaborative team, the foundation of your success in this role will be your ability and willingness to be a true team player. On our team, we all pitch in, and no task is too small. That, in combination with your strong motivation and self-initiative, will position you as a real asset to our team.

This is an excellent opportunity for someone who’s in the early stages of their event coordination career and looking for an opportunity to join an organization with a meaningful mission. If you’re in search of an exciting role where you can grow your skills and develop professionally, then we want to meet you.

Working with CCMTA:
We’re a small group (just 17 of us!) who are deeply committed to making a difference for Canadians, by making Canadian roads the safest in the world. We have an open and flexible culture, and our team is approachable, fun, and enthusiastic. We enjoy working together, and practice values of accountability, respect, collaboration, and engagement.

This is a full-time permanent position, working in a convenient, central location in Ottawa. You’ll work a standard work week (36.25 hours), Monday to Friday, unless different or additional work hours are required to support of our events and meetings. Our office is easily accessible by transit, as well as a biking/path network, and offers free outside parking.

You’ll earn a competitive salary commensurate with experience, plus employer paid benefits and a defined contribution group pension plan. We offer flexible working hours, and in addition to three weeks’ vacation, we have an office closure between Christmas and New Year’s!

Qualifications:
Bilingual in English and French
Minimum 2+ years of experience planning and coordinating corporate events and meetings, and providing administrative support at functions
College diploma in conference/event management, project management, or a related discipline
Experience working in an association or membership-based organization would be a strong asset
Experience developing marketing/communications collateral for events
Experience proofing materials in layout in English and French
CMP designation is an asset
Knowledge of IMIS database and e-touches software is an asset
Ability to travel within Canada periodically (typically 10 days per year)

How to Apply:
Our online application will give you the option to apply to this role as a complete person – not just a resume. The application will assess your qualifications, personality traits and workplace preferences, and should take 10 to 15 minutes to complete. After submitting, you'll receive an email inviting you to log in and view your assessment results.

We strive to build a team that reflects the diversity of the community we work in and encourage applications from traditionally underrepresented groups such as women, visible minorities, Indigenous peoples, people identifying as LGBTQ2SI, veterans, and people with disabilities. If we can make this easier through accommodation in the recruitment process, please contact us using the “Help” button.

We will review applications, with priority given to those who have completed the assessment and look forward to hearing from you.

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Coordonnateur d’événements bilingue

La sécurité routière nous concerne tous. Nous savons qu’il est de notre responsabilité de veiller à la sûreté des routes et à la réduction des blessures graves et des accidents mortels. Au volant, nous voulons nous sentir en sécurité et voir notre famille arriver à bon port.

Le Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé (CCATM) est l’organisme responsable de la coordination de tous les aspects de l’administration, de la réglementation et du contrôle du transport par véhicule automobile ainsi que de la sécurité routière au pays. La vision du CCATM est de mettre en place le réseau de transport routier de personnes et de marchandises le plus sécuritaire et le plus efficace au monde. Le CCATM est l’organisme responsable du Code canadien de sécurité et exerce un leadership de collaboration dans les domaines de la recherche et des politiques en sécurité routière, des conducteurs et des véhicules ainsi que de la conformité et de la réglementation.

Établi depuis plus de 75 ans, c’est un lieu d’échange sur les questions de l’heure en matière de sécurité routière à l’intention des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Les réunions et événements que nous organisons donnent l’occasion aux membres de se retrouver pour accomplir de concert notre mission.

Nous avons en ce moment besoin de pourvoir un nouveau poste de coordonnateur d’événements bilingue. C’est le moment ou jamais de mettre à profit votre expérience en coordination d’événements pour un organisme dont le mandat vous tient à cœur.

Coordonnateur d’événements bilingue:
Dans ce poste, vous devrez principalement planifier et coordonner plusieurs réunions et événements pour notre équipe et nos membres.

En plus d’assurer un rôle de direction dans l’organisation et la création du comité et d’autres réunions ponctuelles, vous travaillerez en tandem avec le directeur des événements et du marketing à la planification de notre assemblée annuelle.

C’est un poste des plus dynamiques où les jours se suivent mais ne se ressemblent pas. Des réunions sont prévues durant toute l’année, et votre travail au quotidien dépendra donc des événements à venir. Vous devrez monter un échéancier qui s’articulera en plusieurs étapes critiques à réaliser avant l’événement. Grâce à votre sens aigu de la planification et de l’organisation, la prise en charge en amont de la logistique garantira le bon déroulement des réunions.

Outre la coordination d’événements, vous veillerez à la création de plusieurs documents de marketing et de communication. Rédaction de bulletins en ligne et de contenu Web ou création d’insignes : voilà autant d’occasions de mettre à profit votre sens de la rigueur et vos talents pour communiquer. Grâce à votre maîtrise du français, vous veillerez à l’exactitude des communications dans cette langue.

Voici les grandes lignes du poste :
coordonner la logistique et la réalisation d’événements et de réunions du CCATM;
participer à la planification et à l’organisation de l’assemblée annuelle et de l’exposition;
créer du matériel de marketing et de communication pour les événements du CCATM et sa participation à des événements externes;
veiller à l’exactitude de toutes les communications en français.

Notre groupe est petit et mise sur la collaboration, d’où l’importance pour vous de travailler dans les intérêts de tout un chacun. Dans notre équipe, tout le monde met la main à la pâte, quelle que soit la tâche. Si vous y arrivez et si vous faites preuve de motivation et d’autonomie, vous serez un véritable atout.

C’est le poste par excellence pour quiconque commence dans l’événementiel et cherche à joindre un organisme au mandat utile. Nous sommes disposés à vous rencontrer si vous cherchez un poste où vous cheminerez sur le plan professionnel.

Travailler pour le CCATM:
Nous sommes une petite équipe de 17 personnes, prête à améliorer au maximum la sécurité routière au Canada. Le climat de travail y est ouvert et flexible, et les membres de l’équipe sont faciles d’approche, sympathiques et enthousiastes. Nous prenons plaisir à travailler ensemble et misons sur la responsabilité, le respect, la collaboration et le dialogue.

C’est un poste permanent à temps complet, avantageusement situé près du centre-ville d’Ottawa. La semaine normale de travail (36,25 heures) va du lundi au vendredi, sauf s’il faut faire des heures irrégulières ou supplémentaires pour un événement ou une réunion. On peut se rendre au bureau en transport en commun ou par le réseau piétonnier et cyclable. Enfin, le stationnement extérieur est gratuit.

Le salaire, concurrentiel, est proportionnel à votre expérience et vous bénéficiez d’avantages sociaux à la charge de l’employeur et d’un régime de retraite collectif à cotisations déterminées. Nous proposons des heures de travail flexibles et trois semaines de vacances. Les bureaux sont fermés entre Noël et le jour de l’An!

Formation et expérience:
Bilinguisme (anglais et français)
Minimum de deux ans d’expérience dans la planification et la coordination d’événements et de réunions, et dans des tâches administratives
Diplôme d’études collégiales en gestion d’événements et de congrès, en gestion de projets ou dans un domaine connexe
Expérience de travail dans une association ou une organisation serait un atout majeur
Expérience dans la création de documents de marketing et de communication pour des événements
Expérience de correction en anglais et en français
Titre de Certified Meeting Professional, un atout
Connaissance de la base de données du SIG et du logiciel e-touches, un atout
Capacité à voyager périodiquement au Canada (dix jours par an en moyenne)

Poser sa candidature:
La demande en ligne permet de postuler comme personne à part entière, et non juste à partir du CV. Nous évaluerons votre formation et vos expériences, vos traits de personnalité et vos références. Le tout prend environ de 10 à 15 minutes. Après le dépôt de votre demande, vous recevrez un courriel vous invitant à vous connecter pour voir les résultats de l’évaluation.

Nous cherchons à mettre sur pied une équipe qui reflète la diversité de la population et encourageons donc les candidatures des groupes sous-représentés comme les femmes, les minorités visibles, les Autochtones, les personnes LGBTQ2SI, les anciens militaires et les personnes handicapées. Si nous pouvons vous aider durant le recrutement, nous vous prions de nous contacter avec le bouton « Aide ».

Nous examinerons en priorité les dossiers des personnes ayant rempli l’évaluation. Au plaisir.