Responsable des services administratifs

Vilavi - Terrebonne, QC (il y a 30+ jours)

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Mission de Dianova :

Vilavi a pour mission de mettre en œuvre des actions et des programmes visant à contribuer à l'autonomie des personnes et au progrès social.

Mission du poste :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale adjointe,le/la Responsable des services administratifs a pour mission de garantir l’ensemble des activités reliées à la gestion comptable et des ressources humaines. Elle doit garantir que toutes les procédures comptables sont appliquées de manière fluide et selon les standards de qualités définis. Ses fonctions sont :

Responsabilités et fonctions liées à la comptabilité (Vilavi Canada et Québec) :

- Valider les heures travaillées en fonction des paramètres prévus, préparer et soumettre la prévision et communiquer au 15 jours avec le service de paye (Nethris), faire les écritures comptables correspondantes.

- Tenir à jour les livres comptables; enregistrer les entrées et les sorties de fonds dans le système comptable (SAGE 50) selon les normes établies.

- En collaboration avec l’adjointe administrative, participer au processus complet de facturation des usagers; faire les vérifications requises afin de garantir la bonne exécution du processus de facturation.

- Gérer les comptes fournisseurs; tenir à jour le registre, analyser les demandes, émettre des chèques dans les délais prescrits, assurer les suivis, faire les écritures comptables correspondantes.

- Faire les conciliations bancaires; analyser et traiter les écarts entre le relevé bancaire et les enregistrements comptables.

- Garantir que tous les dossiers des locataires (STA, AYL, VIG) sont à jour. Garantir que les suivis auprès de l’OMH ont été effectués. Envoyer chaque mois le registre des loyers pour la collecte des loyers.

- Élaborer une liste d’amortissement à jour.

- Garantir que les déclarations annuelles (TPS, TVQ, organisme de bienfaisance, etc.) sont remplies, dûment signées et envoyées selon les échéances;

- Collecter, classer et comptabiliser les pièces justificatives liées au budget du centre; Suivre l’évolution des budgets et signaler les écarts.

- Compléter les rapports des projets; réaliser tous les rapports financiers relatifs aux projets subventionnés par les différents palliés gouvernementaux (exemple : Santé Canada). Accueillir et traiter les demandes d’informations et de rapports.

- Toutes autres tâches connexes.

Responsabilités et fonctions liées à la gestion des ressources humaines :

La titulaire du poste a la responsabilité du soutien administratif des ressources humaines. Elle met en application les procédures et modalités suivantes:

- Le processus de complet de dotation (description de poste, publication, entretiens).

- L’administration des dossiers d’employés selon les normes (certification, CNESST)

- La gestion de la formation (RCR, outils d’évaluation, mesures d’urgence, etc).

- La planification des évaluations de la performance, du rendement et de la contribution des employés.

- La mise à jour de l’agenda Outlook en ressources humaines.

- La gestion de la rémunération (paie, 4%, férié, vacances, retrait préventif et réclamation d’accident).

- Le régime volontaire d’épargne retraite (RVER) des participants.

Responsabilités et fonctions liées à la gestion administrative :

- Agir en tant que personne-ressource en gestion de projet auprès des gestionnaires.

- Garantir la reddition de compte liée aux contrats.

- Participer à la réalisation des objectifs et au respect des politiques propres aux services administratifs; S’assurer que des procédures et systèmes adéquats sont élaborés et mis en œuvre.

- Assurer la supervision de l’adjoint(e) comptable s’il y a lieu.

Compétences :

- Capacité à travailler sous pression;

- Capacité de planification et d’organisation du travail;

- Capacité à communiquer efficacement;

- Capacité à fournir de la rétroaction constructive;

- Capacité de travailler en équipe;

- Polyvalence et maturité;

- Proactivité.

Qualifications :

- Essentielle – 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire;

- Essentielle – Universitaire 1er cycle (Bac), administration ou dans un domaine pertinent au poste – Terminé

- Essentielle – Connaissance des principes de comptabilité;

- Essentielle – Connaissance des logiciels de SAGE 50 et de la suite MS Office

- Essentielle – Bilinguisme

- Atout – Certificat de secouriste en milieu de travail (CNESST).

- Atout – Connaissance du milieu communautaire et de l’économie sociale

Conditions de travail :

- Lieu de travail : 1600 Côte Terrebonne, Terrebonne, QC, J6Y 1G8

- Salaire : 19.25$/heure, après probation;

- 35 heures par semaine

- Date prévue d’embauche : Dès que possible.

Type d'emploi : Temps Plein, Occasionnel

Salaire : 19,25 $ /heure

Expérience:

  • poste similaire: 2 ans (Requis)

Langue:

  • anglais (Requis)
  • français (Requis)