Réceptionniste

Dupras Ledoux Inc. - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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DUPRAS LEDOUX INGÉNIEURS : EN BREF

Fondé il y a plus de 50 ans, Dupras Ledoux s’est taillé une réputation enviable dans la conception et la réalisation de projets d’ingénierie et de construction répondant aux besoins et aux exigences d’une clientèle très diversifiée. Qu’il s’agisse de concevoir des systèmes fiables et efficaces de mécanique, d’électricité ou de télécommunications pour divers types d’établissements, nous avons démontré notre capacité à relever tous les défis et les résultats obtenus sont concrets. Dupras Ledoux est une firme d’experts-conseils comptant plus de 80 employés incluant des ingénieurs, techniciens, dessinateurs et gestionnaires.

Étant un membre de l’équipe de l'administration, vous aurez à assurer l’accueil des visiteurs et fournir un soutien administratif et de secrétariat général aux clients internes.

Responsabilités et description de tâches :

  • Agir à titre de réceptionniste bilingue, incluant l’accueil des visiteurs et le service de café.
  • Veillez au bon fonctionnement logistique du bureau : systèmes de téléphonie, télécopie, messagerie électronique, photocopie, imprimante, etc.
  • Répondre au téléphone de façon courtoise et professionnelle
  • Filtrage des appels du président
  • Compréhension du système de gestion intelligente des aires communes
  • Organisation des dîners-conférences
  • Gérer les envois postaux et les messagers
  • Gérer l’inventaire des accessoires de bureaux (papier, crayons, etc.)
  • Commande de fournitures (avec pré approbation des commandes)
  • Gérer le système de téléphonie et faire la mise à jour des messages d’accueil généraux
  • S’assurer de l’ordre de la réception, des cuisinettes et des salles de conférence de façon quotidienne
  • Gestion des réservations des salles de conférence.
  • Savoir retrouver facilement les informations concernant les activités de l’entreprise
  • Tenir à jour des listes de contacts
  • Gestion des vignettes de stationnement
  • Préparation de documents
  • Assister les ressources humaines lors d’embauche et départ d’employé
  • Faire les feuilles de temps ainsi et les rapports de dépenses pour certains employés
  • Classement de rapports de dépenses et de factures

Formation et expérience requises :

  • Formation générale en secrétariat
  • Expérience pertinente dans un poste similaire

Compétences recherchées:

  • Aisance de communication orale et écrite en français et anglais; français écrit impeccable
  • Mémoire visuelle et auditive des clients
  • Bonne maîtrise des logiciels de la suite Office
  • Connaissance des styles et formatage de document dans MS Word
  • Connaissance des macros dans Excel et dans Word
  • Expérience dans une PME

Qualités recherchées:

  • Autonomie, sens de l’organisation et rapidité d’exécution
  • Discernement et débrouillardise
  • Bonne gestion des priorités
  • Confidentialité
  • Capacité de gérer le stress
  • Politesse
  • Attitude positive face aux tâches variées
  • Souci du travail bien fait

Rémunération

  • À déterminer selon expérience

Statut de l’emploi

  • Permanent et à temps plein (37.5hres par semaine) horaire fixe du lundi au jeudi 8h-17h15 et vendredi 8h-12h30

Type d'emploi : Temps Plein

Expérience:

  • réceptionniste: 2 ans (Requis)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Langue:

  • Français et anglais (Requis)

Tâches administratives:

  • S'occuper des achats quotidiens
  • Approvisionner le matériel de bureau
  • Tri, envoi du courrier et prise en charge des charges administratives quotidiennes
  • Répondre au téléphone et transférer les appels téléphoniques
  • Accueillir les visiteurs