Administrative Technician - Student Allowances, Adult Education Services

Cree School Board - Mistissini, QC (il y a 30+ jours)

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POSTE OUVERT

TECHNICIEN EN ADMINISTRATION,
DÉPARTEMENT DE L’ÉDUCATION AUX
ADULTES –
ALLOCATIONS AUX ÉTUDIANTS

LIEU DE TRAVAIL

MISTISSINI

NO. DE CONCOURS

MIS-3644

NATURE DU TRAVAIL

Sous la responsabilité de la directrice des services
d'éducation des adultes de Sabtuan (SAES) et de
la supervision directe de la coordonnatrice de
l'éducation des adultes - services administratifs,
le travail principal et habituel de l'employé
consiste à effectuer diverses tâches techniques
liées au programme d’allocation aux étudiants du
SAES et en conformité avec les règles de
financement du MEES, les autorités
gouvernementales et les politiques de la SAES
ainsi que l'exécution de tâches de toute nature
administrative dans le but d'assurer des services
administratifs, financiers et pédagogiques
satisfaisants.

Plus précisément, le technicien en administration
soutiendra le processus des allocations étudiantes
pour le SAES. Ce faisant, le technicien en
administration collaborera avec différents
intervenants tels que les candidats au SAES, les
étudiants actuels, d'autres membres de l'équipe de
SAES et d'autres collaborateurs internes et
externes.

Le technicien administratif peut également
soutenir les opérations générales du SAES ainsi
que d'autres programmes spécifiques, au besoin.

OPEN POSITION

ADMINISTRATION TECHNICIAN
ADULT EDUCATION –
STUDENT ALLOWANCES

LOCATION OF WORK

MISTISSINI

COMPETITION NUMBER

MIS-3644

NATURE OF WORK

Under the responsibility of the Director of Sabtuan
Adult Education Services (SAES) and the direct
supervision of the Coordinator of Adult Education –
Administrative Services, the principal and
customary work of the employee consists of
performing various technical tasks related to the
financial program of SAES and in compliance with
MEES funding rules, governmental authorities, and
SAES policies, as well as, performing tasks of any
administrative nature for the purpose of assuring
satisfactory administrative, financial, and
pedagogical services.

More specifically, the Administrative Technician
will support the student allowances process for the
SAES. In doing so, the Administrative Technician
will collaborate with different stakeholders such as
applicants to SAES, current students, other team
members at SAES and other internal and external
collaborators.

The Administrative Technician may also support the
general operations of SAES as well as other specific
programs and services, when needed.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Répondre aux demandes d'information des
candidats, des étudiants et des autres membres du
personnel concernant l'aide financière, les
services, les politiques et les règlements des
activités du ministère.

S'assure que toutes les données financières et les
pièces justificatives concernant les fichiers
financiers des étudiants sont à jour, exactes et
complètes.

Vérifier et préparer les fichiers de paiement pour
les allocations étudiantes, les demandes de
remboursement et les ajustements ; et enregistrer
dans le système de données.

Extraire les dossiers des candidats du portail des
candidats SAES pour les consultants en
éducation.

Préparer les documents pour le comité de
sélection.

Collabore avec d'autres techniciens sur les
processus de dossier des étudiants.

Préparer le dossier de paiement bimensuel et le
transmettre au personnel approprié du service des
finances de la Commission scolaire crie,
conformément au calendrier des paiements.

Vérifier et préparer le rapport pour le MEES et
tous les documents justificatifs et les transmettre
à la direction de SAES sur une base annuelle.

Développer des modèles pour divers rapports et
les transmettre aux ressources appropriées.

Préparer tous les documents requis aux fins
d'audits internes et externes; et aider les auditeurs
au besoin.

Participez au développement, au suivi et à la mise
à jour de l'application en ligne SEAS.

Contribuer à l'élaboration, à l'amélioration et à la
mise en œuvre des méthodes de travail et des
procédures liées au programme d'aide financière
au sein du département.

Travailler avec d’autres sur l’analyse des besoins
des étudiants, participer à l’élaboration de normes
de travail afin d’améliorer le niveau des services
et contribuer à leur mise en œuvre.

Il peut être nécessaire de former des techniciens
moins expérimentés et de coordonner le travail du
personnel de soutien.

Développe et adapte les méthodes et procédures
de travail et veille à leur application dans le cadre
de la réalisation des activités en cours dans
certains secteurs.

CHARACTERISTIC FUNCTIONS

Respond to requests for information from applicants,
students and other staff members relating to financial
assistance, services, policies, and regulations of
departmental activities.

Ensures that all financial data and supporting
documents concerning students’ financial files are
current, accurate, and complete.

Verify and prepare Payment Files for student
allowances, expense claims, and adjustments; and
record in the data system.

Extract applicants’ files from the SAES Application
Portal for the Education Consultants.

Prepare documents for the Selection Committee.

Collaborates with other Technicians on student file
processes.

Prepare bi-monthly Payment File and forward to the
appropriate personnel in the Finance department of
the Cree School Board, in accordance to the payment
schedule.

Verify and prepare the MEES report/invoice and all
supporting documentation and forward to SAES
management on a yearly basis.

Develop templates for various reports and forward to
the appropriate resources.

Prepare all required documents for the purpose of
internal and external audits; and assist auditors as
required.

Participate in the development, monitoring, and
updating of the SAES online Application.

Contribute to the development, improvement, and
implementation of work methods and procedures
related to the financial assistance program within the
department.

Work with others on the analysis of the students’
needs, participate in developing work standards in
order to improve services level and contribute on
their implementation.

May be required to train less experiences technicians
as well as coordinate the work of support staff.

Develops and adapts work methods and procedures
and oversees their application in the context of the
delivery of the current activities in certain sectors.

Applique ou adapte les techniques de gestion à la
réalisation d'activités administratives spécifiques
et aux opérations courantes.

Prépare les rapports destinés aux organisations
concernées et assure la diffusion.

Utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires
pour s'acquitter de ses fonctions. Il mène des
recherches sur Internet et peut être amené à
assister un membre du personnel avec des
logiciels spécifiques à son travail.

Le cas échéant, effectue toute autre tâche
connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Doit détenir un diplôme d'études collégiales
dans une spécialité appropriée ou une attestation
équivalente.

La connaissance de l’anglais et de la langue Crie
est requise.

La capacité de travailler en français est un atout.

Haut niveau de maîtrise de Microsoft et des
systèmes de gestion de données.

Haut niveau d'autonomie et de communication.

Soucieux des détails.

Volonté de participer à une formation continue
pour développer des connaissances et des
compétences.

Disponible pour voyager.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Poste régulier à temps complet.

35 heures/semaine.

Salaire : 22,23 $/h à 29,05 $/h
Prime d’éloignement : 8 484 $ à 13 573 $

DATE D'ENTREE EN FONCTION

Dès que possible

Pour présenter votre candidature veuillez remplir
le formulaire de candidature se trouvant ICI

S.V.P. Indiquez le no. de concours : MIS-3644

Notez que tous les documents soumis doivent
être en format PDF.

Applies or adapts management techniques to the
delivery of specific administrative activities and
current operations.

Prepares reports intended for the organizations
concerned and ensures the distribution.

Uses a computer and the necessary software to
perform his or her duties. He conducts research on
the Internet and may be required to assist a staff
member with software specific to his work.

If need be, performs any other related tasks.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Must hold a college diploma (2 years) in an
appropriate specialty or equivalent attestation.

Bilingual in Cree and English is required.

Knowledge of the French language is an asset.

High level of proficiency in Microsoft and data
management systems.

High level of autonomy and strong communication
skills.

Detail oriented.

Willingness to participate in ongoing training to
develop knowledge and skills.

Willingness to travel.

SALARY AND WORKING CONDITIONS

Regular full-time position.

35 hours/week.

Salary: $22.23/hr to $29.05/hr
Northern Allowance: $8,484 to $13,573

BEGINNING OF EMPLOYMENT

As soon as possible

To apply for this position please complete the
Application Form found HERE

Please indicate posting #: MIS-3644

Note that all documents submitted must be in
PDF format.

DATE D'AFFICHAGE

Le 4 août 2020

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Le 17 août 2020
17 H 00

Dans ce texte, le masculine inclus aussi la forme
féminin

POSTING DATE

August 4, 2020

END OF POSTING

August 17, 2020
5:00 PM

In the above text, includes both the masculine and
feminine forms.