Coordonnateur ou coordonnatrice d'opérations (Reprise)

Université Laval - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Sommaire de la fonction
Coordonne le déroulement de programmes, d’activités ou la dispensation de services reliés aux opérations de l’Université.
Tâches et responsabilités principales Recueille, analyse et traite des besoins de clientèles; élabore, suggère, monte ou adapte des programmes et opérations y donnant suite. Accueille et guide les clientèles. Aide à préciser des besoins et à réaliser des projets, à obtenir des biens et services, à résoudre des problèmes. Coordonne l’organisation, la publicisation et la réalisation d’activités; les évalue. Coordonne et supervise le travail de personnes affectées à la réalisation des activités, assure la qualité et la conformité du travail. Assure la qualité du service à la clientèle. Gère des dossiers ou fichiers, effectue les traitements et mises à jour nécessaires, fait des recommandations et documente des questions. Acquiert, élabore et diffuse du matériel d’information ou de formation; explique ou rappelle des règles et des façons de faire; encadre du personnel. Élabore, suggère, modifie, documente, applique et interprète des règles, des procédures, des politiques. Gère l’utilisation de locaux, d’équipements ou de matériel, s’occupe de l’approvisionnement et des inventaires. Obtient des biens, des services; négocie des partenariats, des ententes, des arrangements. Établit et maintient des liens avec des organisations, des partenaires et des fournisseurs. Collabore à la révision et à l’amélioration des processus et au développement des systèmes d’information. Accomplit temporairement des tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Note
La liste des tâches et responsabilités principales ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par un membre du personnel professionnel. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classification de la présente fonction .

Exigences normales
Scolarité : Grade universitaire de 1 er cycle dans une discipline appropriée.
Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente.

Autres :
Une combinaison de scolarité jugée équivalente à l'exigence normale de scolarité est retenue.
Une combinaison d'expérience pertinente jugée équivalente à l'exigence normale d'expérience est retenue.

À titre d'information

Relevant de la directrice adjointe aux activités officielles et chef du protocole, la personne titulaire du poste offrira une prestation de service en collaboration avec les collègues de la Direction des communications et, de façon plus large, avec les partenaires événementiels de l’Université.
En complémentarité aux attributions générales de la fonction, la personne titulaire du poste aura notamment à :
Coordonner la réalisation logistique et technique ainsi que le déroulement d’activités institutionnelles;
Rédiger des scénarios d’animation événementiels ou accompagner les maîtres de cérémonie dans la préparation de leur prestation devant public;
Coordonner et rédiger des communications de courtoisie et des correspondances officielles à divers destinataires;
S’assurer de la conformité des différentes fiches descriptives, incluant les notices biographiques des récipiendaires de reconnaissance ou de distinctions;
Accompagner la chef du protocole pour la préparation de séances de formation ou de tables de bonnes pratiques;
Accompagner les unités de l’Université qui requièrent l’expertise de la DC pour planifier leurs activités protocolaires;
En collaboration avec les partenaires internes, organiser des rencontres protocolaires privées dans le cadre de programmes de visite ou de mission;
Selon les besoins et en soutien à ses collègues de la Direction des communications, coordonner la réalisation logistique et technique ainsi que le déroulement d’activités officielles;
Selon les besoins et en soutien à ses collègues de la Direction des communications, prendre en charge la planification des activités d’accueil lors d’activités officielles.
Dans le cadre de ses fonctions, étant donné la nature et la portée des activités qu’elle accomplira, la personne veillera à se démarquer par une connaissance impeccable de la langue française, par ses capacités avérées en communication écrite, par son aisance avec les technologies (notamment celles en gestion de projets et autres outils collaboratifs), par l’habileté à communiquer en anglais, ainsi que par une flexibilité en matière d’horaire de travail (horaire atypique).
Une connaissance des règles et des pratiques protocolaires constitue un atout.