Adjointe administrative

Régime de retraite de l'Université du Québec - RRUQ - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Assume diverses tâches administratives reliées à sa direction.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Effectue le suivi des décisions de son supérieur et des rapports de gestionnaires de placement, et prend les mesures nécessaires s’y rattachant.

Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.

Reçoit et filtre les appels téléphoniques de son secteur et donne des renseignements lorsque requis. Prend les dispositions relatives à l’agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités.

Prend connaissance du courrier et traite les demandes selon les priorités. Procède aux vérifications et rédige des lettres de réponse. Évalue l’importance des demandes, règle celles qui ne nécessitent pas l’intervention de son supérieur. Rédige et met en page la correspondance générale.

Effectue la réception des bons de commande, des paiements de factures, d’honoraires et des réclamations des employés et des membres des différents comités. Vérifie que ces documents sont conformes aux règles de régie interne du Secrétariat. À cet effet, fait des recherches nécessaires, et communique avec les personnes ressources.

Effectue la saisie des paiements de factures, d’honoraires et des réclamations des employés et des membres des différents comités. Effectue l’émission des chèques.

Participe à la gestion des ressources matérielles.

Saisit divers documents tels que lettres, rapports, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire.

Agit comme remplaçante au niveau des tâches reliées à la paie du Secrétariat.

Assume la responsabilité d’un système de classement et applique la procédure d’archivage.

Utilise différents logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe au développement d’outils pour améliorer l’efficacité des opérations de son secteur.

Avantages :

  • Assurance maladie complémentaire
  • Assurance invalidité
  • Assurance vie
  • Horaires flexibles
  • Primes
  • Stationnement sur place
  • Congés de vacances et compensatoires
  • Régimes de pension
  • Programmes de bien-être
  • Programme d'aide aux employés
  • Événements d'entreprise

Numéro de référence : 20-01

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 41 929,00$ à 55 905,00$ /année

Expérience:

  • commis à la paie : 1 an (Souhaité)
  • adjoint en administration: 3 ans (Requis)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Requis)

Langue:

  • Excellent français (Requis)