Technicien(ne) en administration- Hygiène et salubrité

CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal - Notre-Dame-de-Grâce, QC (il y a 30+ jours)

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Sous la responsabilité du coordonnateur du service de l’entretien ménager, la personne, en plus d’exercer l’ensemble des travaux administratifs reliés à sa fonction, assiste une équipe d’employés dans les tâches à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat, tout en assurant la discrétion et la confidentialité des informations obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

Elle effectue également des travaux cléricaux de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les sites qui sont sous la responsabilité du coordonnateur.

Fonctions générales et spécifiques :
  • Traite les requêtes acheminées au coordonnateur et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes;
  • Identifie les situations problématiques, priorise et détermine les actions à poser;
  • Dirige les demandes vers les personnes concernées pour le suivi;
  • Documente et maintient à jour l’information, les ressources et les procédures en place pour chacun des sites (fournisseurs, guides d’organisation physique et technique des sites, (P.R.O.P.R.E., Espresso, Logibec, GRM);
  • Assiste à la mise en place du manuel de Politique et Procédures de la Qualité;
  • Assiste à l’implantation du programme de qualité pour le CIUSSS (tabulation etc) ;
  • Répond aux besoins du service, suggère des changements et des modifications nécessaires dans le but d’améliorer le fonctionnement des différentes activités de l’équipe;
  • Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs et électroniques du service selon le système de gestion documentaire en place;
  • Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
  • Assure le suivi des décisions du coordonnateur auprès du personnel par le biais de communiqués, etc.;
  • Répond aux demandes d’information relevant de sa compétence;
  • Participe sur demande à des comités de travail à l’intérieur de son centre d’activités;
  • Assure la reproduction des documents pertinents aux activités de son service;
  • Participe à la préparation des réunions, assiste et rédige les comptes rendus, le cas échéant;
  • Rédige la correspondance et tout autre document à la demande du coordonnateur et du personnel répondant des sites;
  • Révise, corrige des documents divers ainsi que des communications par courriel destinées à tout le personnel;
  • Conçoit certains documents et les maintient à jour;
  • Accomplit toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Requirements :
  • Détenir un diplôme d’études collégial ou détenir une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère approprié;
  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat est un atout.
  • Expérience pertinente dans un poste similaire;
  • Posséder de l’expérience dans les services techniques est un atout;
  • Bilinguisme français et anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Niveau intermédiaire pour les logiciels Excel, Word, et PowerPoint;
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