Property Manager

Centurion Asset Management - Ville de Québec, QC (il y a 30+ jours)

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Sommaire

Placé sous la direction du Directeur des Opérations Résidentielles, le Gestionnaire Immobilier est responsable de la gestion, administration et location d’un portefeuille d’immeubles locatifs résidentiels Centurion.

Le Gestionnaire Immobilier est responsable de la gestion de toutes les ressources, contrats, outils et fournitures nécessaires pour assurer que les actifs immobiliers de Centurion Asset Management Inc. | Centurion Property Associates Inc. soient gérés de manière efficace et conformément aux normes établies et dans les limites des budgets établis.

Développement Relationnel

Développer et entretenir des relations positives avec les parties prenantes internes et externes. Assurer une résolution proactive et en temps opportun des problèmes de performance du personnel, des prestataires, des fournisseurs et des consultants.

Service Client

Traiter de manière professionnelle et courtoise toutes demandes, commentaires, plaintes ou préoccupations des résidents. Garantir un niveau élevé de satisfaction des résidents grâce à une attention constante et consistante avec la vision, la mission et les valeurs de Centurion. Promouvoir un sentiment d'appartenance à une communauté.

Opérations en cours

Gérer les propriétés conformément aux normes de Centurion, et en respectant les budgets annuels approuvés. Responsable de s'assurer que toutes les politiques et procédures de Centurion Property Associates soient respectées en tout temps ; motiver constamment le personnel, et gérer les performances selon les normes établies. Autoriser les bons de travail et les bons de commande aux limites approuvées, en tenant compte des dépenses cumulatives et des budgets annuels approuvés. Examiner et approuver les factures conformément aux politiques et procédures standard. Examiner et approuver les nouveaux baux conformément aux critères d'approbation établis. Assurer la réception des loyers en temps opportun ; initier le suivi lorsque les paiements ne sont pas effectués et s'occuper de la collecte au besoin. Examiner et évaluer continuellement les taux du marché pour chaque propriété, en assurant l'optimisation des revenus dans un environnement concurrentiel. Inspecter régulièrement les sites des propriétés, y compris les appartements vacants, et les salles communes des bâtiments pour identifier les opportunités et signaler rapidement toute préoccupation ou lacune à la gestion des biens et des actifs. S'assurer que la maintenance préventive est planifiée et terminée. Fixer et surveiller les objectifs de performance et de qualité pour la maintenance du site ; surveiller la performance des contrats de service. Assurer le respect de toutes les lois, y compris mais sans s'y limiter : la Loi sur la location à usage d'habitation, la Loi sur les relations de travail, le Code de prévention des incendies et la Loi sur la santé et la sécurité au travail. Effectuer les autres tâches assignées.

Administration et Rapports

Remplir les rapports d'exploitation et financiers requis, y compris les rapports mensuels détaillés sur les propriétés et l'analyse des écarts. Compléter la disponibilité hebdomadaire et les rapports de trafic selon les besoins. Élaborer et remettre des prévisions trimestrielles et des budgets annuels selon les échéanciers établis ; assister le directeur des services techniques et gestionnaires de projets à préparer les budgets d'immobilisations, y compris l'élaboration de plans d'immobilisations quinquennaux pour chaque site. Maintenir un espace de travail ordonné, y compris le classement approprié de tous les documents et correspondances papier et électroniques. Aider avec toute analyse et rapport de gestion d'actifs selon les besoins. Examiner et approuver les dépenses mensuelles du surintendant, en s'assurant de l'exactitude du formulaire de dépenses. Remplir tout autre rapport conforme aux exigences du contrat de gestion immobilière.

Gestion de projets d’immobilisations

Examiner les appartements avant les nouveaux emménagements et préparer une liste de travaux conforme aux normes de rénovation établies. Inspecter les appartements rénovés après les travaux et s'assurer que tous les éléments défectueux soient traités en temps opportun et que le résident soit satisfait. Assister le directeur des Services Techniques dans la mise en œuvre et la gestion des dépenses d'investissement annuelles sur chaque site. Préparer tous les avis de capital qui doivent être affichés sur le site pour approbation par le Directeur de Gestion des Immobilisations et Innovation.

Gestion des risques

Assurer la conformité continue avec les codes actuels, les normes techniques de sécurité et la législation. Aider à la résolution efficace et rapide des ordres de travail municipaux et provinciaux. En coopération avec les entités d'assurance, aider à l'achèvement des évaluations des risques trimestrielles ou annuelles, intégrer à la planification des immobilisations ou des opérations et mettre en œuvre au besoin pour atténuer les risques.

Vous devez avoir :
Une passion pour l'excellence dans la prestation de services à la clientèle ;
Un minimum de 3 ans d'expérience en gestion immobilière est requis ; Expérience en opérations multi résidentielles avec un portefeuille national considéré comme un atout ;
Compétences exceptionnelles en communication écrite et orale ;
Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ;
Fortes compétences interpersonnelles ;
Maîtrise des produits MS Office: Word, Excel, PowerPoint ;
Souci du détail ; capable de résoudre des problèmes en utilisant des faits, un raisonnement solide et du bon sens ;
Mentalité avant-gardiste avec une capacité à développer des solutions stratégiques et créatives aux problèmes ;
Fortes compétences en suivi avec la capacité de résoudre efficacement des problèmes difficiles en temps opportun ; et
Expérience avec les systèmes de gestion immobilière Yardi considérée comme un atout.

Overview
Reporting to the Director, Residential Operations, the Property Manager is responsible for the professional management, administration and leasing for a portfolio of residential rental properties in Montreal, Quebec.

The Property Manager is accountable for the management of all related resources, contracts, tools and supplies to ensure Centurion Asset Management Inc. | Centurion Property Associates Inc. real property assets are effectively and efficiently managed to established standards and within established budgets.

Relationship Development
Develop and foster positive relationships with internal and external stakeholders. Ensure proactive timely resolution of staff, Contractor, Vendor, and Consultant performance issues.

Customer Service
Professionally and courteously handle all Resident inquiries, feedback, complaints or concerns. Ensure a high level of Resident satisfaction is achieved through constant and consistent attention to Centurion’s Vision, Mission and Values. Promote a strong sense of community.

Ongoing Operations
Operate properties consistent with the expectations of the management contract and approved annual budgets. Be responsible for ensuring all Centurion Property Associates’ policies and procedures are adhered to; constantly motivate and develop site staff, managing performance to established standards. Authorize Work Orders and Purchase Orders to approved limits, being cognizant of year-to-date expenditure and approved annual budgets. Review and approve invoices according to standard policies and procedures. Review and approve new leases according to established approval criteria. Ensure the timely collection of rent; initiate follow-up where payments are not made and initiate and attend to legal and collection as required. Continually review and evaluate the market rates for each property, ensuring revenues are optimized in the competitive environment. Complete regular site inspections of properties including vacant apartments, building common areas and plant operations to identify opportunities, and report any concerns or deficiencies promptly to Property and Asset Management. Ensure preventative maintenance is scheduled and completed. Set and monitor performance and quality targets for site maintenance; monitor service contract performance. Ensure compliance with all legislation, including but not limited to: the Residential Tenancies Act, Labour Relations Act, Fire Code and Occupational Health and Safety Act. Complete other tasks as assigned.

Administration and Reporting
Complete required operating and financial reporting including detailed monthly property reports and variance analysis. Complete weekly availability and traffic reporting as required. Develop and remit quarterly re-forecasts and annual budgets according to established timelines; assist the Director, Technical Services and Project Managers with preparation of capital budgets including the development of five year capital plans for each site. Maintain an orderly office area, including proper filing of all hard and soft copy documentation and correspondence. Assist with any Asset Management analysis and reporting as required. Review and approve monthly Superintendent expenses, ensuring accuracy of the Expense Form. Complete any other reporting consistent with requirements of the property management contract.

Capital Project Management
Review apartments at turnover and prepare a scope of work consistent with established renovation standards. Inspect renovated apartments at completion and follow-up to ensure any/all deficient items are addressed in timely manner and the Resident is satisfied. Assist the Director, Technical Services with the implementation and management of annual capital expenditure work at each site. Prepare all capital notices that are to be posted on site for approval by the Director, Fixed Asset Management and Innovation.

Risk Management
Ensure ongoing compliance with current codes, technical safety standards and legislation. Assist with effective and prompt resolution of municipal and provincial work orders. In cooperation with insurance entities, assist with the completion of quarterly or annual risk assessments, incorporate into capital or operations planning and implement as required to mitigate risk.

Requirements

A passion for excellence in customer service delivery;
Minimum 3 years property management experience is required; Multi-Residential operations experience with a national portfolio considered an asset;
Exceptional written and oral communication skills;
Excellent organizational skills with a strong ability to multi-task;
Strong interpersonal skills;
Strong command of MS Office products: Word, Excel, PowerPoint;
Detail-oriented; able to resolve problems using facts, sound reasoning and common sense;
Forward thinking with an ability to develop creative strategic solutions to issues;
Strong follow-up skills with the ability to effectively resolve difficult issues in a timely manner; and
Experience with Yardi property management systems considered an asset.

Centurion Asset Management Inc. | Centurion Property Associates Inc. is an inclusive and equal opportunity Employer. If you require a disability-related accommodation to participate in the recruitment process, please email us. We will accommodate your needs under the Human Rights Code.