TECHNICIEN OU TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION (SECRÉTAIRE EXÉCUTIVE)

CHUM - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Sous l’autorité du directeur de la direction de la coordination transversale et alignement des systèmes (DCTAS), la personne titulaire du poste assiste son supérieur immédiat dans ses tâches administratives et dans sa gestion du temps. Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à la direction et en assure le suivi. Elle apporte son soutien dans la planification stratégique des activités de la direction. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées à sa direction.

Elle est appelée à travailler en étroite collaboration avec le directeur médical ainsi que la conseillère cadre et finalement les coordonnateurs à la gestion des lits de la DCTAS.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

VOLET COMMUNICATION
  • Agit comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en s’assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser;
  • Gère la correspondance, prépare des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assure le suivi auprès des différentes ressources de sa direction, d’autres directions ou d’organismes externes;
  • Assiste aux réunions ciblées par son supérieur, fait la prise de notes directement sur un portable, rédige les comptes rendus et effectue les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés;
  • Peut rédiger un compte rendu à partir d’enregistrement ou de notes prises par un gestionnaire ou son supérieur;
  • Élabore des tableaux pour suivi, des graphiques et des présentations ou tout document administratif, à la demande de son supérieur;
  • Organise des visioconférences et assure l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.);
  • Assure la gestion de l’agenda du directeur et planifie les rendez-vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres.
Exigences :DES et :
Un Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport.
Ou
Une Attestation d’études collégiales (AEC) en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport auquel s’ajoute un minimum de trois ans d’expérience pertinente à titre d’agente administrative au sein d’une direction.

EXPÉRIENCE
Un minimum de 3 à 5 ans d'expérience récente (dernier 5 ans) dans une fonction d’agente administrative (secrétariat) dans des responsabilités comparables au sein de l’administration d’une équipe de direction (Ex. : directeur général, directeur, directeur adjoint).
  • Les exigences ci-dessus mentionnées seront validées par le supérieur hiérarchique en collaboration avec la mobilité interne et/ou externe, lors de tout affichage de poste ou remplacement. Tous les candidats sont soumis à un processus de sélection.
  • Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que Lotus Notes agenda;
  • Maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et de la grammaire française;
  • Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement le compte rendu;
  • Connaissance de Visio, un atout.
Les candidats seront soumis à des tests et à un comité de sélection.

Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour un test ou une entrevue.

Le CHUM applique un programme d'accès à l'égalité et invite les femmes, les autochtones, les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l'Inclusion : www.midi.gouv.qc.ca.

Il est "essentiel" de joindre votre CV au présent formulaire pour que votre candidature soit considérée.