Coordonnateur administratif / Administrative Coordinator

Valor & Solutions - Ottawa, ON (il y a 30+ jours)

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EXIGENCES ET QUALIFICATIONS :
- Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe;
- Trois (3) ans d’expérience en soutien administratif et/ou soutien à la gestion/direction;
- Connaissances approfondies liées aux outils informatiques, de conception graphique, de la suite Microsoft Office et des ressources Internet;
- Expérience dans la préparation et la correction de la correspondance y compris, les lettres, notes de service, rapports, graphiques, présentations, etc.
- Capacité démontrée à prendre de l’initiative en ce qui a trait aux meilleures pratiques en matière d’administration, de communication et de gestion de bureau;
- Aptitude démontrée à travailler dans le cadre d’une équipe interprofessionnelle;
- Compétences démontrées pour effectuer plusieurs tâches dans un environnement à rythme rapide, capacité de planifier, prioriser et organiser des activités et des processus individuels ou de groupe;
- Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit est essentiel;
- Capacité à travailler efficacement sous pression et à organiser sa charge de travail selon des priorités multiples ainsi que des échéanciers serrés;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à se motiver.

TÂCHES PRINCIPALES:
- Agir à titre de ressource et de point de contact administratif auprès du Directeur, du gestionnaire des opérations cliniques et intervenants internes et externes;
- Aider à l’élaboration et à la planification de projets pour assurer un service et une organisation efficace des services;
- Assurer les tâches administratives et de bureau, y compris la correspondance, la traduction, la préparation de rapports, la réception d’appels téléphoniques et de courriels, le courrier (interne et externe), la planification des déplacements et la préparation des factures;
- Appuyer avec la gestion des horaires du directeur et du gestionnaire des opérations cliniques;
- Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, transcrire les notes de la rencontre ainsi que d’effectuer les suivis de celles-ci;
- Fournir un soutien administratif et logistique aux réunions de gestion et du conseil d’administration;
- Développer un système de classement et d’archivage efficace ainsi que gérer les bases de données;
- Tenir l’inventaire des fournitures de bureau, anticiper les besoins à ce niveau et assurer le fonctionnement et l’entretien de tout équipement;
- Accueillir les visiteurs venant au bureau;
- Accueillir les nouveaux employés et effectuer leur orientation à l’organisation;
- Appuyer avec l’aiguillage aux services et aider avec la base des données
- Travailler en étroite collaboration avec nos partenaires externes;
- Toutes les autres tâches requises pour atteindre les objectifs organisationnels.

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REQUIREMENTS AND QUALIFICATIONS :
- College diploma or university degree in business administration or a related field;
- Three (3) years of experience administrative support and/or executive assistance;
- Thorough knowledge of IT tools, graphic design, Microsoft Office and internet sources;
- Experience in preparing and correcting correspondence including letters, memos, reports, charts, presentations, etc.
- Demonstrated ability to take initiative regarding best practices in administration, communication and office management;
- Demonstrated skills to multi-task in a fast-paced environment, ability to plan, prioritize and organize individual/group activities and processes;
- Demonstrated ability to work as part of an interprofessional team;
- Bilingualism (French and English), both oral and written, is essential;
- Ability to work well under pressure and organize workload according to multiple priorities as well as tight deadlines;
- Excellent organizational skills and ability to self-motivate.

MAIN TASKS:
- Act as a resource and administrative point of contact for the Director, the Manager of clinical operations as well as internal and external stakeholders;
- Assist in the elaboration and planning of projects in order to ensure efficient service and organization of the office;
- Perform administrative and clerical duties, including correspondence, translation, report preparation, receiving phone calls and emails, mailing (internal and external), scheduling travel and preparing invoices;
- Provide support with the management of the Director and Manager of clinical operations’ schedules;
- Coordinate meetings, collating meetings agendas, transcribe meeting minutes as well as coordinating follow-up actions;
- Provide administrative and logistical support during management and board meetings;
- Develop and implement an efficient filing and archiving system as well as manage databases;
- Maintain the inventory of office supplies, anticipate needs and ensure the operation and maintenance of all equipment;
- Greet visitors coming to the office;
- Assist new employees with their orientation to the organization;
- Support with the referral to services and help with the database;
- Work closely with our external partners;
- All other tasks required to achieve organizational objectives.

Type d'emploi : Temps Plein

Salaire : 46 281,00$ à 60 632,00$ /année

Langue:

  • anglais (Souhaité)
  • français (Souhaité)