Réceptionniste/Receptionist

Minto Apartment REIT - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Titre du poste : Réceptionniste

Localisation : 4858, chemin de la Côte-des-Neiges

Durée : 6 mois (40 heures par semaine)

Pourquoi se joindre à Minto?

Nous sommes une entreprise immobilière primée et entièrement intégrée - nous sommes fiers de créer de meilleurs endroits où vivre, travailler et se divertir depuis plus de 60 ans. Grâce à notre expertise en matière de construction de maisons, de construction et de gestion de propriétés et d'investissements, nous avons construit plus de 85 000 nouvelles maisons, nous gérons 15 000 unités multirésidentielles et nous possédons 2,7 millions de pieds carrés d'espace commercial. Notre portefeuille de gestion d'investissements s'étend sur 2,9 milliards de dollars d'actifs.

Notre entreprise est composée de quatre divisions qui opèrent dans les principales villes du Canada et des États-Unis. Au fur et à mesure de notre évolution et de notre croissance, nous croyons en l'importance d'embaucher les meilleures personnes qui sont aussi engagées que nous dans la création d'expériences incroyables pour nos clients. Nous offrons à nos employés des avantages incroyables et un développement de carrière, notamment un programme de rémunération globale compétitif, des cours du Minto Learning Centre, le remboursement des frais de scolarité, des horaires d'été flexibles dans de nombreux endroits et bien plus encore. Rejoignez-nous pour découvrir comment vous pouvez faire partie de tout cela !

L'opportunité:

En tant que premier point de contact sur la propriété ou par téléphone, la réceptionniste est chargée d'accueillir les clients, les fournisseurs et les autres visiteurs et de répondre de manière polie, amicale et professionnelle à toutes les demandes ; de fournir des informations, de répondre aux questions et aux préoccupations, ou de diriger vers le membre approprié de l'équipe d'exploitation de la propriété les demandes qu'il/elle ne peut pas résoudre.

Ce dont vous serez responsable au jour le jour:

- Répondre aux demandes de renseignements généraux sur la propriété en fournissant des informations de base sur la location par téléphone, par courriel ou en personne ;

- Délivrer des cartes de stationnement pour les visiteurs et tenir un registre de ces cartes ;

- Effectuer les tâches d'ouverture et de fermeture du bureau, y compris le verrouillage et le déverrouillage des portes, le maintien de la propreté de la zone d'attente/du bureau, la réception de tous les messages vocaux et du courrier postal, etc ;

- Peut être amené à prendre ou à programmer des rendez-vous ;

- Peut être amené à saisir les reçus des paiements ;

- Tenir des registres / dossiers spécifiques à la propriété - par exemple, réservation d'un ascenseur ;

- Il peut être nécessaire de coordonner l'accès aux suites au nom de l'équipe d'exploitation des biens ;

- Préparer la correspondance, selon les instructions ;

- Fournir un soutien administratif général ;

- Effectuer toutes les facettes du travail conformément à la législation applicable à la juridiction du Québec en matière de santé et de sécurité ;

- Autres tâches dans le cadre, l'esprit et le but de l'emploi, à la demande de la direction.

Qui nous recherchons:

Formation : Un diplôme d'études secondaires est requis.

Expérience : Une expérience préalable dans un rôle et un secteur d'activité similaires est préférable.

Compétences, connaissances et aptitudes spécialisées :

- Capacité à mener plusieurs tâches de front

- Fortes compétences interpersonnelles

- Bon jugement

- Parfaitement bilingue en anglais et en français

Minto est un employeur soucieux de l'égalité des chances et qui s'engage à favoriser un environnement accessible et inclusif. Nous nous engageons à constituer une main-d'œuvre qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin d'un aménagement ou d'un soutien dans un aspect quelconque de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Job Title: Receptionist

Location: 4858 Côte-des-Neiges Rd.

Duration: 6 months (40 hours per week)

Why join Minto?

We are an award-winning, fully integrated real estate company - proudly creating better places for people to live, work and play for over 60 years. With expertise in home building, construction and property and investment management, we’ve built over 85,000 new homes, manage 15,000 multi-residential units and carry 2.7 million square feet of commercial space. Our investment management portfolio spans $2.9 billion in assets.

Our business is comprised of four divisions with operations in major cities spanning across Canada and the United States. As we continue to evolve and grow, we believe in hiring the best people who are as committed to creating incredible experiences for our customers as we are. We offer incredible benefits and career growth for our employees including a competitive total rewards package, Minto Learning Centre courses, tuition reimbursement, and flexible summer hours in many locations and much more. Join us to find out how you can be a part of it all!

The Opportunity:

As the first point of contact on the property or via the telephone the Receptionist is responsible for greeting customers, suppliers and other visitors and responding in a polite, friendly and professional manner to all inquiries; providing information, addressing issues and concerns, or directing to the appropriate member of the property operations team those requests that he / she cannot resolve.

What you’ll be responsible for day to day:

  • Responds to general enquiries about the property providing basic leasing information via telephone, email or in person;
  • Issues visitor parking passes, maintaining log thereof;
  • Performs opening and closing duties of the office including, locking and unlocking of the doors, keeping waiting/office area clean, receiving all voicemails and post mail, etc., as outlined by management;
  • May be required to book or schedule appointments;
  • May be required to enter receipt of payments;
  • Maintain property specific logs / records – for example elevator booking;
  • May be required to coordinate access to suites on behalf of property operations team;
  • Prepare correspondence, as directed;
  • Provide general administrative support;
  • Perform all facets of the job in accordance with the legislation applicable to the Quebec jurisdiction regarding health and safety;
  • Other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management.

Who we’re looking for:

Education: High school diploma is required.

Experience: Prior experience in a similar role and industry is preferred.

Specialized Skills, Knowledge and Abilities:

  • Ability to Multi-task
  • Strong Interpersonal skills
  • Good Judgment
  • Fluently bilingual in English and French

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.

Job Types: Full-time, Contract

Experience:

  • customer service: 1 year (Preferred)
  • receptionist: 1 year (Preferred)

Location:

  • Montréal, QC (Preferred)

Administrative Duties:

  • Stocking supplies
  • Sorting and sending mail
  • Answering and routing phone calls
  • Greeting visitors

Work remotely:

  • No