Adjoint(e) administratif(ive) et réceptionniste

exp - Victoriaville, QC (il y a 30+ jours)

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À la réception

Recevoir les appels, les acheminer à la bonne personne ou noter et transmettre les messages pour que les retours d’appel se fassent rapidement.
Accueillir et diriger les visiteurs sur place.
Recevoir et distribuer le courrier (poste Canada, DICOM, Purolator, autres).
Accueillir les nouveaux employés.
Réunir les bons de commandes et les factures pour tous les achats et commandes de travail à des sous-traitants, les faire approuver et les transmettre au Service des comptes à payer.
Tenir un inventaire des fournitures de bureau et voir à renflouer les stocks au besoin.
S’assurer que les salles de conférence sont toujours à l’ordre pour recevoir les gens en réunion.
Lorsque requis, passer les commandes pour les services de traiteur pour les réunions et les rencontres.

Assistance au projets en cours

Gérer les dossiers (ouvrir les dossiers, compléter les formulaires requis par le système de management de la qualité et obtenir les signatures requises).
Effectuer le suivi des dossiers et des documents à émettre aux clients (conformité, signatures, impressions, etc.), et ce, dans le respect des politiques, procédures et instructions de travail dictées par notre système de management de la qualité et, s’il y a lieu, selon les exigences particulières du client.
Recevoir, classer et effectuer le suivi des intrants/extrants.
Maintenir à jour la liste des dossiers actifs et passifs.
En utilisant le logiciel approprié, effectuer ou coordonner la saisie, la révision et la correction des documents techniques liés aux projets.
Rédiger des lettres et des courriels pour correspondances administratives.
Toutes autres tâches connexes.

Exigences

Qualités professionnelles

Vous possédez une année d’expérience dans un poste similaire.
Vous maîtrisez la suite Office 2016 (Word, Excel et Outlook).
Vous maîtrisez la langue française à l’oral et à l’écrit.
Votre maîtrise de la langue anglaise est un atout certain.
Vous êtes organisée et fiable, et vous démontrez une très grande précision dans l’exécution de vos tâches.
Vous êtes reconnue pour votre grande capacité d’apprentissage.
Vous êtes d’une discrétion exemplaire.

Qualités relationnelles

Vous communiquez clairement, avec tact et efficacité.
Vous démontrez une grande capacité à travailler en équipe.
Vous collaborez en tout temps avec vos collègues du soutien administratif des autres départements.

Qualités personnelles

Vous êtes une personne responsable, débrouillarde et organisée, orientée vers les résultats, en mesure de travailler sous pression, dans un environnement où la supervision est minime.
Vous vous adaptez facilement aux différentes personnalités de vos collègues et aux situations rencontrées.
Ce qu’EXP peut vous offrir

Avec pour mission de comprendre, innover, collaborer et réaliser, EXP fournit des services-conseils et des services complets d’ingénierie, d’architecture et de conception destinés aux milieux bâtis et naturels du monde entier. L’héritage professionnel d’EXP remonte à 1906, année marquant le début des activités d’ingénierie des infrastructures de la plus ancienne de ses sociétés patrimoniales.

Aujourd’hui, les quelque 3 000 professionnels d’EXP travaillant depuis les quatre coins de l’Amérique du Nord mettent à contribution leur passion et leur expertise pour assurer la réussite de projets à travers le monde.

Nous vous promettons une carrière remplie de défis stimulants dans un milieu de travail positif et dynamique, et ce n'est pas une promesse que nous prenons à la légère.

Pour obtenir de plus amples renseignements, visitez www.exp.com .