Administrative Assistant / Projects

Service Coordination Support for People with Developmental Disabilities - Ottawa, ON (il y a 29 jours)

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Date posted

Friday, November 15, 2019

Title

Administrative Assistant / Projects

Status

Term Position to March 31, 2020

Bilingualism

Essential

Location

Ottawa

Closing Date

Friday, December 6, 2019

Service Coordination Support (SCS) for People with Developmental Disabilities is a not-for-profit bilingual organization managed by a volunteer Board of Directors who work with and for families and people with developmental disabilities residing in the region of Ottawa. SCS serves adults and children by providing information and referral services and case management support. An important goal is to empower families/individuals to make informed choices about the supports they seek.

Primary Focus

Reporting directly to the Administrative Supervisor, the Administrative Assistant / Projects is assigned special projects and is the support / back up to the administration team fulfilling receptionist duties and providing administrative support to the organization.

Main Responsibilities

Projects:
Re-organizing the filing system

Assist the Administrative Supervisor with management of archives

Data entry project

Other projects assigned by the Administrative Supervisor

Reception:
Provides reception duties by receiving and triaging in-coming telephone calls, in-person visits and directs calls and individuals accordingly.

Information provision regarding the organization to the general public, clients and employees.

Safeguards the office by following procedures and controlling access, monitors logbook, issues visitor’s passes.

Monitors staff movements in and out of organization.

Ensures the reception area, the Resource room and the photocopy room are tidy and organized at all times.

Administrative Support:
Provides general administrative and clerical support duties such as filing, photocopying and faxing.

Works on specific administrative projects as assigned by Administrative Supervisor such as re-organizing filing system, data entry, archives etc…

Participates in adhoc projects such as the production of large mail outs as needed.

Monitors and maintains office supplies, ordering supplies, ensuring all employees are notified when supplies may be requisitioned and delivered.

Reserves various rooms and sets up the boardroom for meetings as requested. Assists in preparation of Committee meetings and conferences. Orders food for meetings as required.

Coordinates the repair and maintenance of office equipment such as the photocopier.

Prepares out-going mail each working day ensuring appropriate postage and handling, receives and sorts mail and deliveries.

Generates letters and meeting minutes, assists in the preparation of presentations and meeting packages.

Proofreads, transcribes and corrects information from handwritten letters and documents as needed in both official languages.

Ensures that all office filing cabinets are duly locked and unlocked as required.

Performs various data entry tasks as required.

Performs other duties as assigned.

Knowledge and Skills

A minimum of a College diploma in Office Administration or Business Administration required, or equivalent combination of education and experience.

Three to five years of office experience

Excellent verbal and written communications skills in both French and English, and strong business writing skills required.

Proficient in the use of Microsoft Office Suite including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Spreadsheets and Internet for research purposes.

Ability to operate: fax machine, photocopy equipment, postage meter.

Good knowledge of customer service principles and practices.

Committed to hard work and continual learning.

Effective listening and problem solving skills.

Ability to maintain confidentiality.

Ability to follow direction and work as a member of a team.

Commitment to a professional work ethic, working cooperatively and collaboratively with internal and external customers, clients, volunteers and partners while demonstrating a strong customer/client orientation

Self-directed with superior organizational and time management skills with an ability to manage overlapping priorities and multiple areas of responsibility.

Demonstrated ability to keep thorough records and maintain clear and organized filing system while managing multiple projects.

Previous experience in a non-profit environment is an asset

Core Competencies Required

Collaboration

Creative Problem

Fostering Independence in Others

Holding People Accountable

Interpersonal Relations & Respect

Self-Development

Resilience

Self-Control

Service Orientation

Values and Ethics

Working Conditions

Work is normally completed within a standard office environment. Constant interruptions may be expected; however, work is generally scheduled with priorities established in advance.

As the ideal candidate you are a self-starter with excellent interpersonal skills who works well in a team environment. You are capable of remaining upright on your feet, particularly for a sustained period of time. Also the successful candidate has the ability to lift boxes weighing up to 30 lbs. Qualified candidates may submit their resumes, along with a cover letter quoting Competition Number 2019 - 25 no later than Friday, December 6, 2019 at 4:30pm to Human Resources.

Accommodations

Service Coordination (SCS) has an accommodation process in place and provides accommodations for candidates and employees with specific needs. If you require specific accommodations, please contact the Human Resources Advisor of SCS so that we can make arrangements to provide appropriate accommodations for you

While we appreciate all responses, only candidates under consideration will be contacted. We kindly ask not to send in duplicate copies of your resume.

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Date d’affichage

Mardi 12 novembre 2019

Titre

Adjointe/Adjoint administrative / projets

Statut

Poste à durée déterminée – jusqu’au 31 mars 2020

Bilinguisme

Essentiel

Lieu

Ottawa

Date de clôture

Vendredi le 6 décembre 2019

Service Coordination Soutien pour les personnes ayant une déficience intellectuelle (SCS) est un organisme bilingue à but non lucratif, géré par un conseil d’administration composé de bénévoles, qui travaille avec et pour les familles et les personnes ayant une déficience intellectuelle et leurs familles résidant dans la région d’Ottawa. SCS offre des services aux adultes et aux enfants en leur fournissant des renseignements, des services d’aiguillage et un soutien de gestion de cas. L’un des buts importants de l’organisme consiste à habiliter les personnes/familles à faire des choix éclairés concernant les soutiens qu’ils recherchent.

Objectif principal

Relevant directement de la superviseure administrative, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif / projets est chargé de projets spéciaux et joue le rôle de soutien à l’équipe d’administration en accomplissant les tâches de réceptionniste et en assurant le soutien administratif à l’organisme.

Principales responsabilités

Projets :
Réorganiser le système de classement.

Aider la superviseure administrative quant à la gestion des archives.

Participer au projet de saisie de données.

Autres projets assignés par la superviseure administrative.

Réception:
Assurer les tâches de réception en recevant et en triant les appels téléphoniques entrants et les visites en personne et diriger les appels et les personnes en conséquence.

Communiquer l’information concernant l’organisme au grand public, aux clients et aux employés.

Protéger le bureau en suivant les procédures et en contrôlant l’accès, surveiller le registre et délivrer les laissez-passer aux visiteurs.

Surveiller les mouvements du personnel qui entre aux bureaux de l’organisme et qui en sort.

S’assurer que l’aire d’accueil, la salle des ressources et la salle de photocopie sont propres et organisées en tout temps.

Soutien administratif:
Assurer les fonctions de soutien administratif et de secrétariat d’ordre général comme le classement, les services de photocopie et de télécopie.

Travailler dans le cadre de projets administratifs assignés par la superviseure administrative comme la réorganisation du système de classement, la saisie de données, les archives, etc.

Participer à des projets spéciaux comme la production de matériel destiné à des envois en masse au besoin.

Surveiller et mettre à jour l’état des fournitures de bureau, en commandant des fournitures et en assurant que tous les employés sont informés de la date de commande et de livraison de fournitures de bureau.

Réserver différentes salles et organiser les salles de conférence pour des réunions sur demande. Aider à la préparation des réunions et des conférences des comités. Commander de la nourriture lors de la tenue de réunions au besoin.

Coordonner la réparation et l’entretien de l’équipement de bureau comme des photocopieurs.

Préparer le courrier sortant chaque jour ouvrable en assurant l’expédition et la manutention appropriées, recevoir et trier le courrier et les livraisons.

Rédiger des lettres et des procès-verbaux de réunions, aider à la préparation des présentations et des dossiers de réunions.

Assurer la relecture, la transcription et la correction de l’information provenant de lettres et de documents écrits à la main au besoin dans les deux langues officielles.

Veiller à ce que tous les meubles-classeurs du bureau soient verrouillés comme il se doit et déverrouillés au besoin.

Assurer diverses tâches de saisie de données au besoin.

Assurer d’autres tâches assignées.

Connaissances et compétences

Détenir au minimum un diplôme collégial en administration de bureau ou en administration des affaires, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.

Posséder trois à cinq ans d’expérience de travail de bureau.

Excellentes habiletés de communications verbale et écrite en français comme en anglais et des compétences en rédaction d’affaires sont nécessaires.

Maîtrise de Microsoft Office Suite, y compris Word, Excel, PowerPoint, Outlook, feuilles de calcul électroniques et Internet aux fins de recherche.

Capacité de faire fonctionner : un télécopieur, l’équipement de photocopie, une machine à affranchir.

Bonne connaissance des principes et pratiques du service à la clientèle.

Volonté de travailler d’arrache-pied et d’apprendre continuellement.

Écoute active et compétences en résolution de problèmes.

Capacité de garder la confidentialité.

Capacité de suivre les directives et de travailler comme membre d’une équipe.

Engagement à l’égard de l’éthique professionnelle, en travaillant en collaboration avec les bénéficiaires des services, les clients, les bénévoles et les partenaires internes et externes, tout en démontrant une solide orientation-client/bénéficiaires des services.

Autonomie et excellentes compétences en organisation et gestion du temps avec la capacité de gérer des priorités qui se chevauchent et de multiples domaines de responsabilité.

Capacité démontrée de tenir des dossiers complets et de maintenir un système de classement clair et organisé tout en gérant plusieurs projets.

L’expérience de travail dans un organisme à but non lucratif constitue un atout.

Compétences de base requises

Collaboration

Résolution créative de problèmes.

Promotion de l’autonomie auprès des autres.

Responsabilisation des gens.

Relations interpersonnelles et respect.

Auto perfectionnement

Résilience.

Maîtrise de soi.

Souci du service à la clientèle.

Valeurs et éthique.

Conditions de travail

Le travail s’effectue normalement dans un bureau standard. On peut s’attendre à des interruptions constantes; cependant, le travail est généralement planifié et les priorités assorties de délais sont établies d’avance.

Le candidat idéal sera une personne entreprenante qui possède d’excellentes habiletés interpersonnelles et qui travaille efficacement dans le cadre d’une équipe. Le candidat idéal est en mesure de demeurer en position debout pendant une longue période. Par ailleurs, le bon candidat est capable de soulever des boites d’un poids pouvant aller jusqu’à 30 livres. Les candidats qualifiés peuvent soumettre leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation indiquant le numéro de concours 2019 - 25 au plus tard le vendredi 6 décembre 2019 à 16 h 30 à la page Web Ressources humaines.

Mesures d’adaptation

Service Coordination Soutien (SCS) dispose d’un processus d’adaptation et offre des mesures d’adaptation aux candidats et aux employés ayant des besoins particuliers. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières, veuillez communiquer avec le conseiller en ressources humaines de SCS afin que vous puissiez accéder à ces mesures d’adaptation.

Bien que nous évaluions toutes les demandes, nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature sera retenue. Nous vous prions de ne pas envoyer de copies en double de votre CV.