Adjointe Exécutive / Executive Assistant

SACO Technologies - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

SACO est un chef de file en matière d'éclairage innovant, d'écrans vidéo à DEL, de solutions et de contrôles multimédias. Notre expertise s’applique à une variété de projets remarquables dans le monde entier, allant de l’éclairage architectural aux installations d’art multimédia, en passant par les expériences de tournée musicale pour les plus grands artistes.

Nous recherchons actuellement une Adjointe Exécutive pour assister la Vice-Présidente-Directrice.

Tâches

Gestion du temps de l’horaire de l’exécutif (tous les rendez-vous, calendriers, réunions internes et externes);
Maintenance de fichiers hautement confidentiels;
Assurer divers suivis sur les litiges en cours, faire le suivi des jalons des contrats et des actions à livrer;
Administrer et coordonner les tâches liées au portefeuille de la propriété intellectuelle (marques de commerce et brevets);
Allouer et recueillir les reçus pour les cartes de crédit pour les rapports de dépenses;
Suivi avec les intervenants internes et externes au besoin;
Participer à la gestion des documents, notamment la création, la mise à jour et / ou la modification de notes de service, de présentations et de feuilles de calcul.

Qualités requises

Attitude professionnelle et raffiné;
Engagement à respecter le plus haut degré de confidentialité;
Solides compétences en communication écrite et verbale;
Excellentes aptitudes au suivi;
Échéance et souci du détail;
Professionnalisme et expérience des relations avec tous les niveaux d’une organisation;
Capable de prendre la direction;
Démontre une éthique de travail proactive;
Bilingue anglais et français, à l'oral et à l'écrit.

  • Veuillez noter que nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.
******************************************

SACO is a leader in innovative lighting, LED video displays, and media solutions and controls. Our expertise is applied in a variety of remarkable projects worldwide ranging from architectural lighting, to multimedia art installations, to music touring experiences for top artists.

We are currently looking for an experienced Executive Assistant to assist our Executive Vice President and Chief Administrative Officer.

Tasks

Time management of the Executive’s schedule (all appointments, calendars, internal & external meetings);
Maintenance of highly confidential files;
Ensure various follow ups on open litigation cases, track contract milestones and deliverable action items;
Administrate and coordination tasks related to IP portfolio (trademarks and patents);
Allocate and collect receipts for Credit Cards for expense reports;
Follow ups with internal and external stakeholders as required;
Assist with document management, including creating, updating and/or editing memos, presentations and spreadsheets.

Requirements

Professional and polished;
Commitment to a high degree of confidentiality;
Strong written and verbal communication skills;
Excellent follow-up skills;
Deadline and detail-oriented;
Professionalism and experience in dealing with all levels in an organization;
Able to take direction;
Demonstrates a proactive work ethic;
Bilingual English and French, both oral and written.