Executive Legal Assistant | Adjoint exécutif juridique

Canada Lands Company | La Société immobilière du Canada - Toronto, ON (il y a 28 jours)

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(La version en français suivra)

Position: Executive Legal Assistant

Location – 1 University Ave, Toronto

Department – Legal Department

Reporting Structure – Chief Legal Counsel and Corporate Secretary

PURPOSE OF ROLE

This role provides executive legal, corporate secretarial and administrative support to the Legal department and manages all administrative processes and procedures for the Legal department and the Board of Directors. The incumbent is able to redirect issues as appropriate in absence of the Chief Legal Officer and Corporate Secretary.

KEY FUNCTIONS

ADMINISTRATIVE SERVICES

  • Maintains administrative procedures and processes for the Legal Team – makes travel arrangements; prepares expense accounts and payment vouchers, and ensures they are kept in good order; oversees the ordering and maintenance of stationery supplies and equipment for the department; and maintains manual files and folders of the Legal Team.
  • Reviews, classifies and processes the payment of departmental invoices and handles any other accounting issues related to the legal and corporate secretarial department.
  • Ensures that timelines and deadlines are respected for all initiatives, objectives, projects and matters of the department.
  • Develops procedures and processes to respond to the needs of the Manager and the department.
  • Provides technical, administrative, and/or supervisory guidance and leadership to other administrative support staff as required. Provides back-up to the Executive Assistant to the President and Chief Executive Officer and to the Executive Assistant to the Vice-President, Finance and Chief Financial Officer.
  • Contacts the following personnel upon request of the Manager:
  • Administrative support staff across and outside the corporation to solve problems,obtain/exchange information and to expedite administrative action.
  • All levels of staff within the organization to expedite action on behalf of the Manager.
  • Updates procedures for preparation of Board documentation and sends meeting invites to Senior Management Team in order to ensure timing is met for preparation of documents needed to be reviewed and approved prior to the Board meetings.
  • Prepares draft agendas, resolutions and Notices of Meetings for Board and Committee meetings.
  • Prepares Board and Committee binders for Corporate Secretary.
  • Updates Company Dashboard on a monthly basis.
  • Provides reception coverage, as needed.

LEGAL SUPPORT SERVICES

  • Prepares general legal documents and correspondence.
  • Conducts, with minimal supervision, diverse legal support tasks. Responds to incoming legal and corporate secretarial requests.
  • Summarizes all outstanding litigation matters for status report to the Board.
  • Responsible for organizing and maintaining files, including litigation, legal, corporate secretarial, etc.
  • Responsible for maintaining and updating legal reports and corporate secretary files to ensure current information is available.
  • Corresponds with law firms, as required.
  • Acts as the liaison with outside legal counsel on billing matters related to the corporation. Tracks the approval and processing of legal invoices to ensure timely payment.
  • Ensures that all statutory regulatory filings are completed as required.
  • Processes extra-provincial statutory regulatory filings by liaising with external legal counsel to ensure accurate completion of returns, updated Directors & Officers Registers and processing of applicable fees.
  • Coordinates and attends quarterly insurance claims meetings and updates legal reports for Risk Advisor & Records Manager and Chief Legal Officer and Corporate Secretary.
  • Liaises with external auditors in retrieving agreements/contracts and co-coordinating legal audit letters to external counsel and maintains the litigation status report based on lawyers’ responses and updates received by regional staff in order to provide verification of data for the annual external audit report.

BOARD SUPPORT SERVICES

  • Processes Chair’s expenses and provides administrative/support to him/her as needed.
  • Maintains all Board meeting records, and makes Directors’ travel and meeting facility arrangements.
  • Maintains an overall coordinative role for the Board.
  • Handles all aspects of on and off-site meetings (venue, hotel, travel, meals, etc.) of the Board/Committees liaising with fellow colleagues in regional offices and outside suppliers.
  • Composes moderately complex letters, resolutions and reports by identifying required information, researching and gathering background information from appropriate sources for the Board/Committees.
  • Provides Board-related information to appropriate individuals using judgment of sensitivity and confidentiality.
  • Supports the presentation needs of the Manager, and maintains related files.
  • Sends calendar invites to all Board members for scheduled Board meetings. Also posts them in the calendar on Diligent Boards portal.
  • Canvasses Board members for unscheduled Board and Committee meetings and sends meeting invites to them once the timing of meetings has been confirmed.
  • Prepares, assembles and issues all materials for meetings of the Board and Board Committees, and posts the materials on Diligent Boards portal for access by the Directors and, as appropriate, by SMT.
  • Creates and prepares Board Meeting Structured Review questionnaire for each Board meeting on Diligent Boards and compiles and publishes results.
  • Posts Board-related documents in Resource Center on Diligent Boards and updates when necessary.
  • Assists Corporate Secretary in selection process for new Directors.
  • Prepares Director Orientation binders for new Directors.
  • Prepares all documents required for new Board members once they are elected.
  • Handles all arrangements for professional development courses/seminars for Board Members.

CORPORATE RECORDS

  • Maintains and updates the electronic directories and folders on the department’s network drives. Following Board meetings, prepares advices, updates resolution indices, and posts relevant documents on SMT drive and Legal drive.
  • Assists with contract management for the whole Legal department (except for employees’ personnel files).
  • Creates and maintains the department’s files through HPRM (or other company file management software system).
  • Acts as liaison officer for HPRM for the Legal department.
  • Reviews files on a regular basis for the retention or archival of the files keeping in mind their confidential nature and legal scope.

TIME MANAGEMENT

  • Screens requests and identifies issues to determine priorities and reads and ranks incoming mail.
  • Identifies potential problems and shifting priorities in order to adjust the Manager’s schedule as necessary.
  • Organizes workload to ensure that deadlines are met for posting of Board materials prior to the Board and Committee meetings.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

  • Post-secondary degree or diploma in related field required.
  • Must have Legal Assistant, Law Clerk or paralegal certification from an accredited organization, or must have a minimum of five years of experience in a corporate legal department, law firm or in a comparable position.
  • Knowledge of legal terminology, grammar, vocabulary and spelling in both English and French.
  • Excellent skills in the use of desktop software (including but not limited to: Diligent Boards, Word, Excel, PowerPoint and HPRM).
  • Bilingualism (English/French) required.

To express your interest in being considered for this position, please forward your resume in confidence by Tuesday July 21st , 2020 at 4:00pm EST. We thank all applicants for participating in the selection process. Only those selected for further consideration will be contacted.

Canada Lands Company CLC Limited is an equal opportunity employer that is committed to inclusive, barrier-free recruitment and selection processes. In accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 and the Ontario Human Rights Code, Canada Lands Company is proud to provide employment accommodation during the recruitment, selection and/or assessment processes. Should you require an accommodation, please inform us as soon as possible and we will work with you to meet your accessibility needs.

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Poste : Adjoint exécutif juridique

Emplacement – 1, avenue University, Toronto

Service – Contentieux

Structure hiérarchique – Chef du contentieux et secrétaire général

OBJECTIFS DU POSTE

Le titulaire du poste est appelé à appuyer le contentieux en ce qui a trait aux services juridiques, au secrétariat général et à l’administration, et à gérer toutes les procédures administratives pour le contentieux et le conseil d’administration. Le titulaire peut rediriger les problèmes au besoin en l’absence du chef du contentieux et du secrétaire général.

PRINCIPALES FONCTIONS

SERVICES ADMINISTRATIFS

  • Assurer le maintien des procédures et des processus administratifs pour l’équipe juridique – prendre les arrangements de voyage, préparer les comptes de charges et les pièces justificatives de paiement, s’assurer qu’ils sont maintenus en bonne et due forme, superviser les commandes et la maintenance des fournitures de bureau, et tenir les fichiers manuels et les dossiers de l’équipe juridique.
  • Vérifier, classer et traiter le paiement des factures du service et traiter toute autre question comptable associée au service du contentieux et du secrétaire général.
  • S’assurer que les délais et les échéances sont respectés pour l’ensemble des initiatives, des objectifs, des projets et des affaires du service.
  • Élaborer des procédures et processus afin de répondre aux besoins du directeur et du service.
  • Assurer le leadership et l’encadrement techniques et administratifs et la supervision d’autres membres du personnel de soutien administratif, au besoin. Appuyer l’adjoint de direction du président-directeur général ainsi que l’adjoint de direction du vice-président des services financiers et directeur des finances.
  • Prendre contact avec le personnel suivant à la demande du gestionnaire :
  • Personnel de soutien administratif à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, afin de résoudre des problèmes, d’obtenir et d’échanger des renseignements et d’exécuter rapidement les mesures administratives.
  • Tous les niveaux du personnel au sein de l’organisation afin d’exécuter rapidement les mesures au nom du directeur.
  • Mettre à jour les procédures de préparation des documents du conseil d’administration et envoyer les invitations à l’équipe de la haute direction afin de s’assurer de la préparation à temps des documents devant être examinés et approuvés avant les réunions du conseil.
  • Préparer les ordres du jour provisoires, les résolutions et les avis de convocation en vue des réunions du conseil d’administration et des comités.
  • Préparer les classeurs du conseil d’administration et des comités pour le secrétaire général.
  • Mettre à jour mensuellement le tableau de bord de la Société.
  • Assurer la couverture des réceptions, au besoin.

SERVICES DE SOUTIEN JURIDIQUE

  • Préparer la documentation et la correspondance juridiques de nature générale.
  • Mener, avec une supervision minimale, diverses tâches de soutien juridique. Répondre aux requêtes relatives au contentieux et au secrétariat général.
  • Résumer tous les litiges en suspens pour le rapport d’étape au conseil d’administration.
  • Assurer l’organisation et le maintien des dossiers, incluant ceux relatifs aux litiges, aux questions de nature juridique, au secrétariat général, etc.
  • Assurer le maintien et la mise à jour des rapports juridiques et des dossiers du secrétariat général afin de s’assurer que des renseignements à jour sont disponibles.
  • Correspondre avec les cabinets d’avocats, tel que requis.
  • Assurer la liaison avec les conseillers juridiques de l’extérieur en ce qui a trait aux questions de facturation relatives à l’entreprise. Faire le suivi des approbations et du traitement des factures des services juridiques afin que le paiement soit effectué dans les délais.
  • S’assurer que toutes les déclarations réglementaires prescrites par la loi sont remplies, comme requis.
  • Traiter les déclarations réglementaires extraprovinciales prescrites par la loi en assurant une liaison avec un conseiller juridique de l’extérieur pour s’assurer de la réalisation adéquate des retours, de la mise à jour des registres des membres du conseil d’administration et des cadres, et du traitement des droits applicables.
  • Coordonner les réunions trimestrielles concernant les réclamations d’assurance et y assister, et mettre à jour les rapports juridiques pour le conseiller en matière de risques et gestionnaire des dossiers, et le chef du contentieux et secrétaire général.
  • Assurer la liaison avec les vérificateurs externes en récupérant les ententes/contrats et en coordonnant les lettres de vérification juridique aux conseillers de l’extérieur, et maintenir le rapport des affaires litigieuses en fonction des réponses des avocats et des mises à jour obtenues d’employés régionaux afin de vérifier les données pour le rapport annuel de vérification externe.

SERVICES DE SOUTIEN AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Traiter les dépenses du président du conseil d’administration et lui fournir le soutien administratif requis.
  • Tenir à jour tous les documents des réunions du conseil d’administration et s’occuper des préparatifs de voyage et de réunion des membres du conseil.
  • Assurer un rôle de coordination d’ensemble pour le conseil d’administration.
  • Superviser tous les aspects des réunions sur place et ailleurs (locaux, hôtels, déplacements, repas, etc.) des membres du conseil d’administration et des comités rencontrant des collèges des bureaux régionaux et des fournisseurs extérieurs.
  • Rédiger des lettres, des résolutions et des rapports moyennement complexes en identifiant les renseignements requis, en procédant à la recherche et à la cueillette de renseignements généraux auprès des sources appropriées pour le conseil d’administration et les comités.
  • Fournir les renseignements relatifs au conseil d’administration aux personnes concernées en faisant preuve de discernement quant à la nature délicate et confidentielle du sujet.
  • Soutenir les besoins en matière de présentation du directeur et tenir à jour les dossiers requis.
  • Envoyer les invitations sur le calendrier à tous les membres du conseil d’administration en vue des réunions planifiées du conseil d’administration. Les publier également dans le calendrier sur le portail Diligent Boards.
  • Approcher les membres du conseil d’administration en vue de réunions imprévues du conseil et des comités, et leur envoyer les invitations une fois confirmés les détails des réunions.
  • Préparer, assembler et distribuer toute la documentation nécessaire aux réunions du conseil d’administration et des comités, et afficher la documentation sur le portail Diligent Boards afin que puissent y accéder les membres du conseil et, le cas échéant, ceux de l’équipe de la haute direction.
  • Créer et préparer le questionnaire d’examen structuré des réunions du conseil d’administration en vue de chaque réunion du conseil, sur Diligent Boards, puis compiler et publier les résultats.
  • Afficher les documents relatifs au conseil d’administration dans le centre de ressources de Diligent Boards, et les mettre à jour au besoin.
  • Apporter son aide au secrétaire général lors du processus de sélection de nouveaux administrateurs.
  • Préparer les classeurs d’orientation des membres du conseil d’administration pour les nouveaux membres.
  • Préparer tous les documents requis pour les nouveaux membres du conseil d’administration une fois qu’ils ont été élus.
  • Organiser les cours et séminaires de perfectionnement professionnel pour les membres du conseil d’administration.

DOSSIERS DE L’ENTREPRISE

  • Assurer le maintien et la mise à jour des répertoires et des dossiers électroniques sur les lecteurs de réseau du service. Suivre les réunions du conseil d’administration, préparer les recommandations, mettre à jour les indices de résolution et afficher les documents pertinents sur les lecteurs de réseau de l’équipe de la haute direction et du contentieux.
  • Apporter son aide lors de la gestion de contrats pour l’ensemble du contentieux (sauf les dossiers des employés).
  • Créer et maintenir les dossiers du service par l’entremise de HPRM (ou de tout autre système de logiciel de gestion des fichiers de l’entreprise).
  • Agir à titre d’agent de liaison pour HPRM auprès du contentieux.
  • Procéder à l’examen régulier des dossiers aux fins de conservation ou d’archivage, en respectant leur caractère confidentiel et leur portée juridique.

GESTION DU TEMPS

  • Examiner les demandes et identifier les enjeux afin d’établir les priorités, et lire et classer le courrier reçu.
  • Identifier les problèmes potentiels et les priorités changeantes afin d’adapter en conséquence le calendrier du directeur.
  • Organiser la charge de travail afin de s’assurer que les échéanciers de publication de documents du conseil d’administration sont respectés avant les réunions du conseil d’administration et des comités.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études postsecondaire ou dans un domaine connexe requis.
  • Posséder une attestation d’assistant juridique ou d’assistant judiciaire d’un organisme accrédité, ou un minimum de cinq ans d’expérience au service juridique d’une entreprise, dans un cabinet d’avocats ou dans un poste comparable.
  • Connaissance de la terminologie, de la grammaire, du vocabulaire et de l’orthographe juridiques en anglais et en français.
  • Excellente connaissance des logiciels de bureau (incluant, sans toutefois s’y limiter : Diligent Boards, Word, Excel, PowerPoint et HPRM).
  • Bilinguisme (anglais/français) requis.

Pour faire part de votre intérêt pour le poste, veuillez faire parvenir votre curriculum vitæ en toute confidentialité d’ici le mardi 21 juillet 2020 à 16 h HNE. Nous remercions tous les candidats qui ont participé au processus de sélection. Nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.

La Société immobilière du Canada SIC limitée est un employeur respectueux de l’équité en matière d’emploi, qui s’engage à un processus de sélection et de recrutement inclusif et sans obstacle. La Société immobilière du Canada est fière d’offrir l’accommodement durant la période de recrutement, de sélection ou d’évaluation en conformité avec la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et le Code des droits de la personne de l’Ontario. Si vous avez besoin d’accommodement, veuillez nous en informer le plus tôt possible et nous coopérerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité.

Job Types: Full-time, Permanent

Schedule:

  • Day shift

Licence:

  • Legal Assistant, Law Clerk or paralegal (Preferred)

Work remotely:

  • Yes