Adjoint administratif / réceptionniste

Lapalme Rheault Architectes et Associés - Gatineau, QC (il y a 30+ jours)

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LRAA + ACSL est présentement à la recherche d’un adjoint administratif/réceptionniste afin de soutenir la firme dans le déroulement de ses opérations quotidiennes. En plus de détenir une expérience de travail et un bagage académique pertinents, le candidat idéal devra posséder les qualités suivantes :

Rigueur;
Proactivité;
Détermination;
Ponctualité;
Autonomie;
Apparence soignée.

Il s’agit d’un poste permanent de 40 heures/semaine, 5 jours/semaine, de 8h à 17h. La rémunération offerte est concurrentielle et des avantages sociaux compétitifs sont inclus (assurances collectives, salle de gym au travail, etc.). Le nombre de semaines de vacances payées sera déterminé selon le profil du candidat (années d’expérience, etc.). Nous espérons une entrée en poste du candidat retenu pour juillet 2020.

Tâches assignées au poste

Vous trouverez ci-dessous une liste de tâches de base à laquelle des responsabilités additionnelles pourraient s’ajouter au fil du temps :

Réception (téléphone et accueil des visiteurs) et préparation de rencontres au bureau;
Rédaction, correction, mise en page et impression de divers documents (lettres, procès-verbaux, offres de service, etc.);
Ouverture de nouveaux projets, classement, archivage, gestion de l’inventaire et de la téléphonie;
Suivi des opportunités sur les différentes plateformes d’appels d’offres (MERX, MERX/BGIS, SÉAO, etc.);
Suivi des comptes recevables;
Suivi des courriels provenant de la page web;
Traitement du courrier et préparation d’envois, incluant ceux par messagerie;
Organisation de dîners-conférences et d’événements spéciaux pour les employés/clients;
Préparation de l’arrivée des nouveaux employés et orchestration des départs;
Gestion et mise à jour de la liste de contacts et des différentes listes de projets en cours;
Soutien aux associés, à la rédactrice et à la comptabilité pour divers projets.

Exigences du poste

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, en administration ou expérience équivalente;
Maîtrise du français et de l’anglais (niveau avancé), tant à l’oral qu’à l’écrit;
Connaissance avancée des logiciels Word et Outlook et connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
Aptitude pour la correction et la mise en page de documents (lettres, procès-verbaux, offres de service, etc.);
Aptitude pour la rédaction, la communication et le service à la clientèle;
Habileté à travailler sous pression et avec des échéanciers fermes;
Capacité de gérer adéquatement les informations confidentielles;
Désir d’apprendre et d’évoluer au sein de l’organisation.

Atouts

Expérience dans le milieu de l’architecture ou de l’ingénierie;
Expérience en rédaction et en coordination d’offres de service;
Expérience en comptabilité.
Vous désirez vous joindre à notre équipe? Veuillez faire parvenir une lettre de présentation accompagnée de votre curriculum vitae à l’attention de M. Mathieu Lapalme, architecte, associé, à l’adresse courriel suivante : reception@lrarch.ca