Facilities Coordinator

Cushman & Wakefield - Montréal, QC (il y a 9 mois)

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Job Title

Facilities Coordinator

Job Description Summary

Cushman & Wakefield’s Global Occupier Services (GOS) creates, optimizes and protects value by providing strategic real estate solutions through a single platform. Our multi-disciplined professionals develop unique programs for each client and treat each real estate portfolio holistically, delivering comprehensive strategy-based solutions with best in class practices.

The primary responsibility of this role is to liaise with the Client and to provide assistance to ensure successful service delivery of the Client’s facility needs. The Facilities Coordinator supports the business with on-going facility and team related responsibilities.

Les Services aux occupants mondiaux (Global Occupier Services – GOS) de Cushman & Wakefield fournissent des solutions stratégiques qui créent, optimisent et protègent la valeur des actifs immobiliers à l’aide d’une plateforme intégrée. Nos professionnels multidisciplinaires élaborent des programmes personnalisés pour gérer chaque portefeuille immobilier, en offrant des solutions stratégiques complètes qui tirent parti des meilleures pratiques de l’industrie.

La responsabilité principale du coordonnateur des installations immobilières est d’assurer la liaison avec le client et de coordonner des services de qualité qui répondent à leurs besoins. Le coordonnateur des installations immobilières appuie l’entreprise en assurant la gestion quotidienne des installations et de son équipe.

Job Description

Major Responsibilities

  • Provide general overall facility management services, including continuous monitoring of office/facility
  • Address client inquiries and concerns ensuring timely and quality issue resolution and service delivery
  • Follow up with clients to ensure customer satisfaction
  • Respond to all facility inquiries and complaints, assess problems and take the necessary corrective action
  • Remain knowledgeable regarding all operational aspects of building systems
  • Coordinate with Landlord and outside contractors for the service and repairs of equipment
  • Follow protocol for effective building-specific maintenance and safety procedures
  • Maintain on-going communication with contractors, client, and team
  • Assist with site inspection within the assigned building portfolio
  • Create work orders and assign work orders to the engineering staff, subcontractors, and vendors
  • Report on open and closed work orders and check the status of open work orders with the assigned party
  • Request, review, and submit work orders, bids, and proposals from vendors
  • Verify final invoice pricing and process payments in a timely manner
  • Assist in the monitoring and assessment of vendor performance
  • Train vendors on work order and billing procedures
  • Manage complex work orders such as environmental issues and disaster recovery
  • Manage service and performance of vendors and landlords for timely completion of jobs
  • Create and record appropriate written communication between all parties
  • Schedule and document maintenance and repairs on building equipment
  • Communicate frequently with client, landlords, and vendors to resolve issues and provide project status updates
  • Coordinate special events in support of client
  • Assist with measuring and reporting key performance indicators against service level agreements
  • Provide facilities helpdesk services on behalf of the client(s) and monitor internal/external workflow for all facilities cases to ensure consistent quality of service and work product
  • Staff front desk during business hours
  • Receive incoming mail & packages, assistance processing outgoing shipments
  • Maintaining presentability of the office, including pantry & common areas
  • Collaborating with client to plan & prepare for onsite events
  • Manage access control by distributing inventory of key cards
  • Assist guests & visitors
Key Competencies

Communication Proficiency (oral and written)
Customer Focus
Initiative
Sense of Urgency
Multi-Tasking
Detail Oriented
Financial Knowledge
Time Management Skills
Team Orientation

Knowledge and Experience

High school diploma or a General Equivalency Diploma (GED) required
A minimum of 3 years of work experience in an administrative or tenant services capacity
Previous customer service experience
Prior experience working in the facilities/property management, commercial real estate or professional services industries preferred
Proficient in understanding management agreements and contract language
Working knowledge of computer software programs and base building systems
Computer proficiency with Microsoft Office Suite (MS Word, Excel and PowerPoint)
Demonstrated ability to exercise good judgment
Excellent interpersonal skills
Ability to work a flexible schedule as needed, including but not limited to overnight travel, on-call after hours and weekends

Work Environment
This job operates in a professional office environment. This role routinely uses standard office equipment such as computers, phones, photocopiers, filing cabinets and fax machines.

Physical Demands
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job.
While performing the duties of this job, the employee is regularly required to communicate with others and exchange accurate information; operate a computer and other office productivity machinery; move about the workplace; remain in a stationary position for up to 90% of the time; and extend hands and arms in any direction.

Responsabilités principales

  • Fournir des services généraux de gestion des installations, y compris la supervision continue du bureau/immeuble
  • Répondre de manière prompte et satisfaisante aux demandes et préoccupations du client
  • Effectuer un suivi auprès du client pour veiller à leur satisfaction
  • Résoudre toutes les demandes et les plaintes liées aux installations, évaluer les problèmes et adopter les mesure correctives nécessaires
  • Demeurer à l’affût de tous les aspects opérationnels des systèmes de l’immeuble
  • Coordonner avec le propriétaire et les entrepreneurs externes pour l’entretien et la réparation de l’équipement
  • Suivre le protocole d’entretien et les procédures de sécurité de l’immeuble particulier
  • Faciliter la communication avec les entrepreneurs, le client et l’équipe
  • Faciliter les inspections de sites des portefeuilles d’immeubles sous gestion
  • Créer les bons de travail et les affecter au personnel d’ingénierie, aux sous-traitants et aux fournisseurs
  • Faire un compte-rendu des bons de travail fermés et vérifier l’état des bons de travail en cours avec la partie concernée
  • Appel et évaluation d’offres et soumissions de fournisseurs, émission des bons de travail
  • Vérifier la facturation finale et effectuer les paiements dans un délai convenable
  • Participer au suivi et à l’évaluation de la performance des fournisseurs
  • Former les fournisseurs dans le cadre des procédures de bons de travail et de facturation
  • Gérer les projets complexes tels les enjeux environnementaux et reprises après sinistre
  • Gérer le service et le rendement des fournisseurs et des propriétaires dans le cadre de l’achèvement opportun des travaux
  • Créer et maintenir une communication écrite adéquate entre toutes les parties
  • Planifier et documenter l’entretien et les réparations des équipements des immeubles
  • Communiquer fréquemment avec les clients, propriétaires et fournisseurs pour résoudre les problèmes et fournir des mises à jour sur l’état d’avancement des projets
  • Coordonner les événements spéciaux pour appuyer le client
  • Contribuer au suivi et au rapport des indicateurs de performance clés par rapport aux ententes sur les niveaux de service
  • Fournir des services d’assistance pour les immeubles au nom des client et effectuer un suivi du déroulement des opérations internes/externes des cas et assurer une qualité constante de service et du produit
  • Assurer que la réception est dotée en personnel pendant les heures d’affaires
  • Réception des colis et du courrier, participer au traitement des expéditions
  • Maintenir la propreté du bureau, y compris le local de rangement et les zones communes
  • Collaborer avec le client pour la planification et la préparation d’événements sur place
  • Gérer le contrôle des accès en assurant la distribution de l’inventaire de cartes d’accès
  • Fournir de l’aide aux invités et aux visiteurs
Compétences clés

Compétences de communication (orale et écrite)
Orientation sur le service à la clientèle
Initiative
Posséder un sentiment d’urgence
Gestion de tâches multiples
Souci du détail
Connaissances financières
Aptitudes de gestion du temps
Capacité de travailler en équipe

Connaissances et expérience

Diplôme d’études secondaires ou Programme d’équivalences secondaires exigé
Minimum de 3 ans d’expérience de travail dans un rôle de services administratifs ou de services aux locataires
Expérience en service à la clientèle
Une expérience préalable en gestion immobilière, dans l’immobilier commercial ou l’industrie des services professionnels est privilégiée
Compréhension d’ententes de services de gestion et de la terminologie des contrats
Connaissance pratique de logiciels informatiques et de systèmes d’immeubles de base
Compétence avec le progiciel Microsoft Office (MS Word, Excel et PowerPoint)
Capacité éprouvée de faire preuve de jugement
Excellentes habiletés interpersonnelles
Capacité de travailler selon un horaire flexible, au besoin, y compris mais sans s’y limiter : déplacements de plus d’une journée et sur appel en dehors des heures de bureau et les fins de semaine

Environnement de travail

Ce travail s’effectue dans un milieu de travail professionnel. Les tâches exigent couramment l’utilisation d’équipement de bureau comme des ordinateurs, téléphones, photocopieurs, classeurs et télécopieurs.

Exigences physiques

Les exigences physiques décrites ci-dessous sont représentatives de celles exigées par les employés qui effectuent avec succès les fonctions essentielles de ce poste.

Dans l’exercice des fonctions de ce poste, la personne doit régulièrement communiquer avec d’autres et échanger des renseignements précis; se servir d’un ordinateur et autre équipement de bureau; se déplacer dans le lieu de travail, demeurer en position assise près de 90% du temps et être capable de bouger ses mains et ses bras dans toutes les directions.

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to HR@ca.cushwake.com or call 416-359-2596. Please refer to the job title and job location when you contact us.