Community Manager (Powered by We)

WeWork - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

Postuler dès maintenant

Service: Powered by We

Poste: Gestionnaire de la communauté, Powered by We

Relève du: Directeur régional des communautés

À propos du poste

Le/la gestionnaire de la communauté assure la direction stratégique de la communauté et est responsable de fournir une expérience d’accueil exceptionnelle en milieu de travail aux employés et aux visiteurs d’une grande entreprise immobilière internationale à Montréal, au Canada. Il/elle dirige une équipe de deux personnes et joue un rôle important principalement aux étages de la direction et de la communauté nouvellement conçus, en favorisant l’esprit de collectivité et en améliorant les objectifs spécifiques du client et les initiatives existantes.

Le/la gestionnaire de la communauté travaille directement avec les employés de la communauté, les chefs d’équipe et les parties concernées internes afin d’encourager l’engagement dans ce nouvel espace, ce qui demande des communications de haut niveau dans tous les services de WeWork et avec diverses parties concernées dans l’organisation du client. À titre de point de contact avec les employés, l’équipe de la communauté est la première à répondre aux questions des membres, à demander et à donner de la rétroaction, ainsi qu’à soutenir les objectifs afin de réaliser le projet.

Tâches et responsabilités

Gestion de personnel

  • Diriger l’équipe de la communauté sur place dans l’immeuble afin d’atteindre les buts du projet et de répondre aux objectifs individuels et de l’équipe.
  • Tenir des réunions individuelles toutes les semaines afin de faire le suivi du rendement individuel dans l’équipe de la communauté; donner de la rétroaction constructive et faire des recommandations de perfectionnement professionnel.
  • Superviser l’équipe et la tenir au courant des changements de processus de WeWork au niveau de l’entreprise et au niveau régional, ainsi que des nouveautés relatives au client.
  • Être responsable des évaluations du rendement de l’équipe de la communauté, de même que des objectifs et des principaux résultats.
  • Travailler en étroite collaboration avec les équipes de direction générales et régionales de WeWork afin de déterminer les possibilités d’amélioration de l’expérience des membres.
Gestion de l’expérience

  • Comprendre les objectifs d’affaires du client et trouver des possibilités de mobiliser les membres au moyen de recommandations et de services et programmes d’accueil qui favorisent les contacts entre équipes parmi les employés.
  • Devenir l’expert(e) sur place des politiques, procédures et meilleures pratiques de l’entreprise du client.
  • Faire en sorte que l’étage de la communauté soit invitant et accueillant dans un espace de bureaux ouvert sur plusieurs niveaux.
  • Être responsable de résoudre les problèmes qui peuvent se présenter relativement aux besoins du client dans les espaces.
  • Établir et entretenir des partenariats solides avec les principaux contacts et le personnel de soutien du client
  • Repérer et analyser les lacunes de l’expérience des membres; travailler avec les diverses fonctions du client pour les combler.
  • Faire régulièrement le point avec la direction et les parties concernées chez le client, en faisant des rapports trimestriels, afin de s’assurer que les objectifs du projet sont atteints et que des progrès continus sont réalisés par rapport au projet.
  • Surveiller l’utilisation de l’espace au moyen de l’observation et de la rétroaction qualitative afin de faire des recommandations au client sur des changements relatifs aux espaces et aux nouvelles possibilités de moderniser, de maximiser et de faire évoluer les lieux
Accueil et événements

  • Concevoir et mettre en œuvre des règles, des directives et des pratiques exemplaires pour que l’équipe de la communauté puisse améliorer et optimiser l’expérience des membres, conformément aux politiques du client et à la portée du travail définie au préalable.
  • Offrir un accueil irréprochable et un service haut de gamme.
  • Fournir des services généraux de concierge : très bien connaître l’immeuble et la communauté locale; prendre les initiatives nécessaires pour répondre aux besoins des employés de la communauté et de leurs visiteurs.
  • Soutenir le chargé de la communauté dans la supervision des opérations du café-bar et la gestion des produits de la cuisine.
  • Organiser des expériences et des événements de réseautage; créer des occasions d’échanges entre les employés dans les espaces, tout en respectant les valeurs du client.
  • Collaborer avec les parties concernées chez le client, les groupes de ressources d’employés, le personnel administratif, etc., pour améliorer le programme d’événements existant.
  • Participer à la planification et à la coordination des commandes d’aliments et de boissons pour les réunions internes et les événements en petit groupe.
  • Recueillir et suivre la rétroaction sur l’expérience des membres afin de l’utiliser pour les programmes et événements de réseautage futurs, et présenter les informations aux principales parties concernées tous les mois.
  • Rechercher des occasions de surprendre agréablement les employés par des activités impromptues, des événements de réseautage et des moments personnalisés.
  • Personnaliser des événements qui correspondent aux valeurs de WeWork et sont pertinents pour le client de Powered by We; découvrir des occasions de partenariat et de collaboration avec d’autres bureaux WeWork locaux.
Exploitation de l’immeuble

  • Travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs de services opérationnels et privilégiés du client afin de favoriser un milieu de travail dynamique et fiable pour les employés des étages visés.
  • Gérer les demandes provenant des employés et déterminer les canaux et ressources nécessaires pour y répondre.
  • Interpréter et communiquer les problèmes opérationnels complexes à son équipe et aux employés.
  • S’assurer que l’équipe de la communauté effectue des visites des étages visés tout au long de la journée afin de régler tout problème potentiel et d’interagir avec les employés, en donnant de la rétroaction aux parties concernées.
  • Travailler en partenariat avec les équipes opérationnelles du client pour faire en sorte que les espaces, les salles de réunions, les cuisines et les zones du café-bar soient très bien entretenus. • Travailler de concert avec les équipes de soutien privilégiées du client et les fournisseurs tiers pour résoudre rapidement tout problème lié à l’entretien de l’immeuble, aux TI, aux équipements audiovisuels, au ménage et à la sécurité.
Expérience et formation

  • Excellentes compétences à l’oral et à l’écrit en français et en anglais
  • Baccalauréat ou l’équivalent
  • Expérience dans le domaine de la gestion de personnel et des activités commerciales – Obligatoire.
  • Expérience en service à la clientèle et/ou en service d’accueil – Obligatoire
  • Gestion compétente des relations et attitude professionnelle
  • Expérience de gestion de l’exploitation et des installations d’un immeuble
  • Grande souplesse et capacité d’adaptation aux changements et à la croissance continus
  • Sens de l’organisation et souci du détail • Au moins deux ans d’expérience de gestion
  • Capacité de résoudre des problèmes avec des idées novatrices; sens aigu des affaires
  • Intégrité, fiabilité, sens des responsabilités, conscience de soi, éthique professionnelle et empathie
  • Enthousiasme à l’égard des missions et des valeurs de WeWork
Department: Powered by We

Position: Community Manager, Powered by We

Reporting to: Regional Community Director

About the Role

The Community Manager will be the strategic leader of the Community Team, tasked with providing an exceptional workplace and hospitality experience to both employees and visitors of a global real estate company in Montreal, Canada. They will lead a team of two and have a big impact primarily on the newly designed Executive and Community floors by fostering community and elevating specific client goals and existing initiatives.

The Community Manager works directly with the Community employees, team leaders, and internal stakeholders to drive engagement within this new space, which requires high-level communication across every department at WeWork and with various stakeholders within the Client’s organization. As the in-person point of contact for these employees, the Community team is the first to address member questions, solicit and share feedback, and drive objectives to reach project goals.

Duties and Responsibilities

People Management

Lead the onsite Community team within the building to reach project goals and execute on team and individual objectives
Perform weekly one-on-one meetings to track individual performance of Community team; provide constructive feedback and professional development recommendations
Oversee and keep the team up to date on WeWork process changes on both a corporate and regional level, as well as Client-specific updates
Be responsible for Community team performance management reviews and OKRs
Work closely with corporate and regional WeWork leadership teams to identify opportunities for improvement in member experience

Experience Management

Understand the business goals of the Client and identify opportunities to engage the member population with recommendations, hospitality services and programming that promote cross-team connections amongst the employee population
Become the resident expert on Client’s company policies, procedures, and best practices
Create an inviting and activated Community floor in a multi-level open office space
Take ownership of and help to resolve issues that may arise relative to the Client’s needs within the space
Build and nurture strong partnerships with the Client’s key points of contact and supporting staff
Discover and analyze gaps in the member experience; work cross-functionally with Client to communicate and address those gaps
Check-in and meet regularly with Client leadership and stakeholder team, providing quarterly reports, to ensure project goals are being met and continued progress in the project is being made
Monitor space usage through observation and qualitative feedback to make recommendations to Client for space changes and new opportunities to modernize, maximize, and evolve the premises

Hospitality & Events

Design and implement rules, guidelines and best practices for the Community Team to optimize and improve the Member experience, in line with Client’s policies and previously defined scope of work
Be the champion of hospitality and ensure service is at its highest standard
Offer general concierge services: Be a subject matter expert both within the building and in the local community; be empowered to help accommodate the needs of both Community employees and their visitors
Support Community Lead in the overseeing of coffee bar operations and pantry consumables management
Curate experiences and activations; create opportunities designed to connect the employees within the space with purpose, while simultaneously upholding the values of the Client
Collaborate with Client stakeholders, employee resource groups, administrative staff, etc. to elevate existing event programming
Assist with planning and coordinating food and beverage orders for internal meetings and small group events
Collect and track Member experience feedback to inform future programming and activations, presenting insights to key stakeholders on a monthly basis
Look for opportunities to ‘surprise and delight’ employees with unannounced pop-ups, space activations, and personally tailored moments
Customize events that are true to WeWork’s core values and relevant to the Powered by We Client; discover opportunities to partner and collaborate with local WeWork peer locations

Building Operations

Work closely with Client’s operational and preferred services providers to uphold a vibrant and reliable working environment for employees on the dedicated floors
Manage requests from employees and identify the correct channels and resources required to complete the request
Interpret and communicate complex operational problems to your team and employees
Ensure that Community Team conducts walkthroughs of dedicated floors throughout the day to quickly address any potential issues and engage with employees, providing feedback and reporting to appropriate stakeholders
Partner with Client’s operational teams to ensure that the space, meeting rooms, pantries, and coffee bar areas are maintained to the highest standards
Partner with Client preferred support teams and third-party vendors to quickly resolve any issues related to building maintenance, IT, AV, cleaning/janitorial and security

Experience & Requirements

Fluent in French and English with strong verbal and written communication skills
College diploma, Bachelor’s degree, or equivalent
People management and business operations experience required
Customer service and/or hospitality experience required
Skilled relationship manager and professional demeanor
Experience in building operations and facilities management
Highly flexible and adaptable to continuous change and growth
Organized and detail-oriented
Minimum 2 years of management experience
Ability to solve problems with innovative thinking; strong business acumen
Demonstrate integrity, dependability, responsibility, accountability, self-awareness, work ethic, and empathy
Passion and understanding for WeWork’s mission and values.