Administrateur / Administrator

The Minto Group Inc. - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Titre du poste : Administrateur
Emplacement : Appartements Rockhill

Pourquoi rejoindre Minto ?
Nous croyons qu'il est important d'embaucher les meilleures personnes qui s'engagent autant que nous à créer des expériences incroyables pour nos clients. Nous sommes fiers de notre flexibilité - au-delà d'un programme de rémunération globale concurrentiel, nous offrons une plateforme de perfectionnement professionnel et de perfectionnement professionnel, un programme de récompense et de reconnaissance, le remboursement des frais de scolarité et des titres professionnels, des rabais sur les nouvelles maisons et les locations, des horaires d'été flexibles, et bien plus encore. Joignez-vous à nous pour découvrir comment vous pouvez faire partie de tout cela !

L'opportunité :
L'administrateur est un poste clé dans l'exploitation quotidienne des appartements Rockhill. Le titulaire de ce poste agira à titre de réceptionniste et sera chargé d'accueillir les clients et les autres visiteurs d'une manière polie, amicale et professionnelle, en personne et par téléphone, de répondre à toutes les demandes de renseignements, de fournir des renseignements, d'aborder les questions et préoccupations ou de diriger vers le membre compétent de l'équipe des opérations immobilières les demandes qu'il ou elle ne peut résoudre. L'administrateur fournira le meilleur service à la clientèle de sa catégorie pour tout ce qui a trait au contrat de location, à l'administration du bail et à l'occupation de l'appartement et aidera à coordonner l'entretien et les réparations dans l'unité.

Ce dont vous serez responsable au jour le jour :
- Répondre aux demandes de renseignements généraux sur la propriété en fournissant des renseignements de base sur la location par téléphone, par courriel ou en personne ;
- Saisie des demandes de service et des notifications d'incidents dans le logiciel de gestion immobilière ;
- Préparer des rapports sur les comptes débiteurs des résidents, en décrivant et en réglant tout retard de paiement ou tout retard de paiement, et déployer des efforts de recouvrement sur les comptes en souffrance ;
- Préparer les formulaires et les documents requis conformément à la Loi sur la location de locaux d'habitation en ce qui concerne les réclamations, les recouvrements, les expulsions, les augmentations de loyer, etc ;
- Remplir les fonctions d'ouverture et de fermeture du bureau, y compris verrouiller et déverrouiller les portes, garder la salle d'attente et le bureau propres, recevoir tous les messages vocaux et le courrier postal, etc. comme l'indique la direction ;
- Prendre des rendez-vous pour les agents de location et l'administration.
- Coordonner l'accès aux suites au nom de l'équipe des opérations immobilières ;
- Autres tâches dans le cadre de la portée, de l'esprit et du but de l'emploi, à la demande de la direction.

Qui nous recherchons :
L'éducation : Un diplôme d'études secondaires est exigé. La maîtrise d'une langue seconde serait un atout.

Expérience : Une expérience préalable dans le secteur des services est préférable.

Compétences, connaissances et aptitudes spécialisées :
- Capacité de faire plusieurs tâches à la fois
- Connaissance de SAP considérée comme un atout
- La connaissance de la Loi sur la location à usage d'habitation et des contrats de location à usage d'habitation serait un atout.
- Solides compétences interpersonnelles
- Bon jugement

Minto est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et qui s'engage à favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous nous engageons à bâtir un effectif qui reflète la diversité de la collectivité dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation ou de soutien dans tout aspect de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Job Title: Administrator

Location: Rockhill Apartments

Why join Minto?

We believe in hiring the best people who are as committed to creating incredible experiences for our customers as we are. We pride ourselves on flexibility – extending beyond a competitive total rewards package, to include a platform for career and professional development, a reward and recognition program, tuition and professional designation reimbursement, employee discounts on new homes and rentals, flexible summer hours, and so much more. Join us to find out how you can be a part of it all!

The Opportunity: The Administrator is a key position in the day-to-day operation of the Rockhill Apartments. This position will act as a Receptionist, responsible for greeting customers and other visitors in a polite, friendly and professional manner to all inquiries, in person and by telephone; providing information, addressing issues and concerns, or directing to the appropriate member of the property operations team those requests that he / she cannot resolve. The Administrator will provide best in class customer service in all matters pertaining to the lease agreement, lease administration and suite occupation and will help to coordinate maintenance and in-unit repairs.

What you’ll be responsible for day to day:

  • Responds to general enquiries about the property providing basic leasing information via telephone, email or in person;
  • Enters service requests and incident notifications into property management software
  • Prepare resident accounts receivable reports, outlining and addressing any delinquent and/or past due payments, performs collection efforts on past due accounts;
  • Prepares required forms and documentation in accordance with the Residential Tenancies Act related to claims, collections, evictions, rent increases etc;
  • Performs opening and closing duties of the office including, locking and unlocking of the doors, keeping waiting/office area clean, receiving all voicemails and post mail, etc., as outlined by management;
  • Book or schedule appointments for rental agents and administration
  • Coordinate access to suites on behalf of property operations team
  • Other duties within the scope, spirit and purpose of the job

Who we’re looking for:

Education: High school diploma is required. Proficiency in a second language would be an asset.

Experience: Prior experience in a service industry is preferred.

Specialized Skills, Knowledge and Abilities:

  • Ability to Multi-task
  • Knowledge of SAP considered an asset
  • Knowledge of the Residential Tenancies Act and Residential Lease Agreements would be an asset
  • Strong Interpersonal skills
  • Good Judgment

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.

Job Types: Full-time, Permanent

Experience:

  • Customer Service: 1 year (Preferred)

Location:

  • Montréal, QC (Preferred)