Agent(e) administrati(ve) classe 1-planification des horaires- Centre Miriam Guimont Laval

CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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Le poste est situé au 4321 avenue Guimont à Laval.

Personne qui, exerce un ensemble des travaux administratifs de nature complexe et assume de façon autonome, au sein de la direction des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l'organisation du travail de bureau dans son secteur d'activités. Elle fournit elle-même réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes cléricaux complexes.
Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

TÂCHES GÉNÉRALES ET SPÉCIFIQUES

Sous l’autorité du chef du service, la personne assume des responsabilités reliées à la planification des ressources humaines et financières, notamment la gestion des horaires ainsi que le traitement de l’information relié à la gestion des remplacements. Elle participe à la production de rapports de contrôle budgétaire pour la direction ainsi qu’aux travaux administratifs que lui confie son supérieur immédiat.

Planification des horaires :
> Voit à la gestion des horaires du personnel de la direction;
> Reçoit les demandes de congés (vacances, maladie, fériés et sans solde) et les libérations (syndicales, formation, orientation, réunions) approuvés par les chefs d’unité selon les quotas et saisit les données dans Logibec
> Effectue les requêtes de remplacement via l'application de Logibec;
> Sous la supervision du chef d’unité, assure la répartition des ressources de l’unité en fonction des règles applicables et en conformité avec les dispositions des conventions collectives locales applicables, en utilisant les moyens technologiques ou autres moyens mis à sa disposition
> Planifie l’affectation des ressources disponibles sur la liste de disponibilité (Equipe volante de l’unité et personnel temps partiel régulier offrant une disponibilité additionnelle) sur les remplacements à combler en conformité avec les différents conventions collectives locales dans le secteur d’activité;
> Repartie le personnel en surplus en collaboration avec les gestionnaires;
> Génère les horaires de travail et les communique à qui de droit au moment opportun
> Assure une collaboration constante avec la liste de rappel afin de couvrir les remplacements long terme et les quarts à couvrir par les employés sur la liste de rappel seulement;
  • Sous la supervision du chef d’unité, participe à la gestion et communication liée au processus de mutations internes suite à un affichage
> Assure le suivi des banques de congés fériés;

Présences quotidiennes

> Vérifie les présences quotidiennes et assure la coordination avec LR et chefs d’unités afin de remplacer le personnel absent;
> Imprime les présences quotidiennes pour le coordonnateur d'activité et assure le suivi auprès de lui en ce qui concerne le personnel;
> Vérifie les relevés de présence électroniques en validant avec les signatures des présences quotidiennes;

Suivi des absences long terme (Assurance salaire, CSST, congé maladies, maternités, paternités)

> Collabore avec le bureau de santé et les chefs d’unités au suivi des employés en Assal, CSSST, maternité, etc.
> Inscrit les codes horaires afférente dans Logibec;
> Assure le remplacement en collaboration avec LR
> Garde à jour la liste des dates de retour, RV de suivi et assure le remplacement afin d’éviter les absences ponctuelles;
  • Collabore à la planification de la main d’œuvre;
  • À partir des outils mises à sa disposition, produit des rapports afin de soutenir le suivi budgétaire et du personnel de sa direction;
  • Exécute, à la demande de son supérieur immédiat divers travaux administratifs et mandats spéciaux reliés aux différents secteurs d’activités;
  • Apporte les changements et les modifications nécessaires dans le but d’améliorer le fonctionnement du service;
  • Collabore à la réalisation des objectifs de la direction et participe aux différents comités dont son expertise est requise;
  • Contribue au maintien d'un environnement et d'une pratique sécuritaires par le respect de l'application des politiques, procédures et règlements en vigueur au sein de l'établissement;
  • Supervise et coordonne le travail des bénévoles qui travaillent sous sa supervision;
  • Répond aux demandes d'information relevant de sa compétence;
  • Informe sans délai son supérieur immédiat des situations problématiques, des cas litigieux, des manquements, des plaintes reçues et de tout incident ou accident;
Requirements :
  • Diplôme de fin d'études secondaires/High school diploma;
  • Expérience minimum d'un (1) an an dans le secteur de la santé et des services sociaux/Minimum of one (1) year of experience in the health care and social services network;
  • Excellent connaissance des applications Excel, Word, Outlook/ Excellent knowledge of Microsoft Office applications Excel, Word, and Outlook;
  • Bilinguisme (français et anglais) à l'oral comme à l'écrit/Bilingual (French-English), written and spoken;
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