Planificateur (trice)- Services aux congrès

Tourisme Montréal - Montréal, QC (il y a 30+ jours)

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FONCTION PRINCIPALE:
Relevant de la Directrice des Services aux congrès, le planificateur est appelé à prendre en charge l’organisation des événements suivants : visites de familiarisation (en support seulement), visites de repérage, (environ 200) événements ponctuels organisés pour le compte d’un client et prestations incluses dans un certificat cadeau.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES:
Planifier et organiser les visites d’inspection demandées par les gestionnaires du service des ventes affaires : Réservation de billet d’avion, préparation du programme ; réservation des prestations ; montage de l’itinéraire ; proposition de nouveaux restaurants, nouveaux sites événementiels ; faire un suivi du budget ; mise à jour en fonction des changements de dernière minute.
Assister à l’organisation des tournées de familiarisation prévues au programme de la Campagne affaires : réservation d’hébergement et de billets d’avion pour les clients ; préparation du programme ; réservation des prestations incluses dans le programme ; suivis avec les DMC impliqués dans le programme ; suivi avec les clients, les partenaires et les gestionnaires impliqués dans la tournée de familiarisation ; préparation et suivi du budget des tournées ; visites de repérage ; préparation et livraison des cadeaux de bienvenue ; suivi des évaluations d’appréciation.
Respecter rigoureusement les échéanciers établis pour chaque activité et être présent à tous les événements.
Réaliser les suivis budgétaires et comptables de chaque visite d’inspection.
Respecter les procédures et processus établis avec les différents départements.
Être au courant des nouveautés montréalaises (nouvelles salles, nouveaux restaurants, etc.)
Organisation de tour de ville trimestriel pour les employés de Tourisme Montréal.
Participer à des événements/invitations de partenaires pour découvrir les nouveautés.
Assister à toutes les présentations des services des membres faites au bureau de Tourisme Montréal.
Apporter régulièrement des améliorations, changements et nouvelles idées relativement aux opérations courantes.
Répondre aux courriels des clients et des partenaires dans un délai de 24 h.
Entretenir des bonnes relations avec les fournisseurs et membres de Tourisme Montréal
Entretenir des bonnes relations avec les membres de l’équipe des ventes affaires de Tourisme Montreal
Rédiger un rapport trimestriel incluant la description/commentaire de tous les endroits visités, budget, nombre de visite d’inspection détaillé.
EXIGENCES ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

Diplôme collégial ou équivalent
Expérience de minimum trois ans en gestion de projets et planification d’événements
Connaissance de l’industrie du tourisme d’affaires et de l’hôtellerie
Connaissance approfondie et intérêt renouvelé de Montréal
COMPÉTENCES ET HABILETÉS

Maîtrise de la langue française et anglaise à l’oral et à l’écrit
Personne organisée, rigoureuse, minutieuse qui sait faire preuve de flexibilité
Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément
Capacité de réagir rapidement aux changements de dernière minute
Personne créative, innovante et débrouillarde
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Possède du leadership et aime travailler en équipe
Disponible pour assister à tous les événements organisés
Disponible pour travailler certains soirs et fins de semaine

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